การเขียนงานวิชาการสำหรับนักบริหาร (Academic Writing for Administrators)

การเขียนงานวิชาการสำหรับนักบริหาร
Academic Writing for Administrators

ประกอบ คุปรัตน์
Pracob Cooparat
E-mail: pracob@sb4af.org
Twitter: @pracob

Updated: Sunday, April 03, 2011

ความนำ

อนุสนธิจากการร่วมงานกับนักวิชาการและผู้บริหารอาวุโสที่ทำงานเยี่ยมเยียนสถานศึกษาในสังกัดคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ ที่มีโครงการพัฒนานักบริหารการศึกษาระดับสูง จึงได้พบความต้องการพัฒนานักบริหารที่ต้องมีผลงานวิชาการที่ใช้เป็นส่วนหนึ่งของการเลื่อนขั้น รวมถึงได้ฟังสภาพปัจจุบัน ปัญหา และโอกาสในการบริหารงานเพื่อการเปลี่ยนแปลงในระบบการศึกษาของหน่วยงาน จึงได้รวบรวมประเด็นที่ได้มีการบรรยาย ตลอดจนการได้พูดคุยแลกเปลี่ยนทัศนะกันภายในเวลาอันจำกัด แล้วมานำเสนอใหม่ที่มีเวลาในการเขียนและนำเสนอย่างรอบคอบมากขึ้น

ผู้เขียนขอขอบพระคุณสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ (Office of vocational Education Commission - VEC, Ministry of Education) ที่เราได้ประโยชน์ และได้เรียนรู้ จึงนำมาเขียนเพื่อแลกเปลี่ยนกับท่านผู้รู้อื่นๆทั้งหลาย และเป็นตำราเล็กๆ สำหรับคนที่เข้าไปค้นคว้าในอินเตอร์เน็ต

ปัญหาประการหนึ่งของนักบริหารคือ ไม่มีเวลาที่จะเขียนงานที่มีความยาว หรือเขียนอย่างเป็นระบบ เพราะมักจะต้องใช้ชีวิตกับงานประจำจนไม่มีเวลาเขียน หรือแม้แต่ไม่มีเวลาที่จะคิด แต่เงื่อนไขของการก้าวสู่ตำแหน่งบริหารในระดับสูงขึ้นไปนั้น เขาเรียกว่าทำผลงานวิชาการ นั่นคือ ให้นำเสนอผลงานที่ได้ทำมาแล้ว กำลังทำ หรือคิดว่าจะทำในอนาคต แล้วเขียนนำเสนอออกมา ในลักษณะใกล้เคียงกับการทำงานวิจัยบางลักษณะ ต้องมีกระบวนการคล้ายกับทำวิทยานิพนธ์ ของการศึกษาในระดับปริญญาขั้นสูง แต่ไม่เหมือนกันเสียทีเดียว ซึ่งจะได้นำเสนอต่อไป

เขียนเพื่ออะไร

งานเขียนแบบวิชาการ (Academic Writing) คืออะไร

มีคนถามว่า เขาไปศึกษาต่อในระดับปริญญาเอกมาแล้ว นำเอาผลงานภาคนิพนธ์นั้นมาเขียนใหม่ นำเสนอขอผลงานวิชาการในฐานะนักบริหารในระดับ C9 หรือ C10 ในระบบราชการไทย แล้วทำไมไม่ผ่านผลการพิจารณา? อาจารย์ผู้ควบคุมวิทยานิพนธ์ของเขาก็เป็นบุคคลผู้ได้รับความเชื่อถือในระดับประเทศหรือในโลก

งานเขียนทางวิชาการเพื่อนำเสนอขอการเลื่อนขั้นในระบบราชการ หรืองค์การขนาดใหญ่นั้น เป็นคนละเรื่องกันกับงานวิจัยเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการจบการศึกษาปริญญาขั้นสูง (Thesis, Dissertation) เมื่อทำงานเพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการพิจารณาความสามารถเพื่อรับปริญญาขั้นสูงเป็นหลักนั้น เขาพิจารณาในฐานะนักวิจัย (Researchers) แต่การนำเสนองานวิชาการเพื่อการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งนั้น มันเป็นงานเชิงวิชาการก็จริง แต่อีกส่วนหนึ่งมันเป็นเรื่องของนักปฏิบัติ (Practitioners) ต้องแสดงความสามารถในการเป็นนักบริหารที่มีความสามารถในเนื้องานนั้นๆร่วมด้วย

การทำผลงานวิชาการที่ต้องแสดงความสามารถด้านการเขียน (Academic Writing) นักบริหารบางคนเป็นนักเขียนจริงๆ อย่างที่เรียกว่า Writer เขียนนวนิยายก็มี เขียนบทความลงหนังสือพิมพ์และนิตยสารต่างๆ ก็มี งานเหล่านี้อาจไม่เกี่ยวกับงานที่ตนเองกำลังทำอยู่ แต่งานเขียนทางวิชาการนี้ คืองานที่ระบบต้องการให้นักบริหาร ต้องแสดงวิสัยทัศน์ “เขียนในสิ่งที่เคยทำ กำลังทำ หรือคิดว่าจะทำในอนาคต” ดังที่เขาเรียกว่าให้ไปนำเสนอวิสัยทัศน์ (Vision) ต่อหน้าคณะผู้ประเมินหรือสรรหา

นักบริหารเมื่อจะก้าวสู่ตำแหน่งบริหารในระดับสูงขึ้นไป โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในระบบราชการที่มีผู้ประสงค์จะต้องได้รับการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง (Promotion) มักจะถูกให้ต้องเขียนงานวิชาการ ที่แสดงว่าตนมีความรู้ความสามารถและประสบการณ์การทำงานที่แสดงให้เห็นว่าเป็นความสำเร็จ หรือแสดงได้ว่า ได้ทำงานมาอย่างใช้ความรู้ความสามารถ หรืออาจกล่าวได้ว่าได้ทำงานมาอย่างใช้หลักวิชา ไม่ใช่ทำงานแบบมวยวัด หรือทำงานแบบ “เช้าชามเย็นชาม”

การเขียนเพื่อการสื่อสาร (Communication) การเขียนนั้นมีไว้เพื่อการสื่อสาร สื่อกับคนเบื้องบน สื่อกับเพื่อนร่วมงานที่ต้องทำงานเกี่ยวข้องกันเป็นเคริอข่าย (Networking) สื่อกับลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชา หรือสื่อกับประชาชนผู้รับบริการ หรือลูกค้า

การสื่อสารนับเป็นหน้าที่ของนักบริหาร นักบริหารทุกคนต้องรู้จักสื่อสาร ต้องพูดบ่อยครั้ง และการพูดแต่ละครั้งนั้น ควรได้พูดอย่างใช้ความคิด ได้มีการเตรียมการณ์ล่วงหน้า

การเขียนเพื่อตรวจสอบความคิดของตนเอง นักบริหารบางคนเป็นนักพูด มักได้รับเชิญไปแสดงปาฐกถา (Lecture) ในที่ต่างๆเพื่อเป็นวิทยาทาน โดยผู้เชิญและผู้รับฟังมักคาดหวังมาฟังอย่างได้สาระ นักบริหารเองหากได้มีเวลาคิดสักหน่อย ก็จะได้เตรียมการพูดอย่างเป็นระบบ ซึ่งต้องทำให้คิดรวบรวม เรียบเรียงประสบการณ์หรือสิ่งที่คิดว่าจะพูดนั้นๆอย่างเป็นระบบ ต้องคิดให้เป็นระบบแล้วเขียนอย่างเป็นระบบ งานที่จะต้องไปพูดไปบรรยายนี้ นักบริหารมักจะได้รับเชิญเป็นระยะๆ ซึ่งจะให้ดี ต้องมีการเตรียมพูด วางแผนการเขียน อาจทำเป็นเอกสารนำเสนอ (Presentation) อย่างง่ายๆ ซึ่งใช้เวลาไม่นานนัก ปัจจุบันมีโปรแกรมนำเสนอ อย่าง MS PowerPoint ผู้นำเสนอสามารถสอดใส่ภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหวที่ทำให้สิ่งที่พูดน่าสนใจ นำเสนอได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

แนวคิดการเขียน

การเขียนงานที่มีความเป็นวิชาการ ดังที่เขาเรียกว่า “ทำผลงานวิชาการ” สำหรับนักบริหารในระบบราชการระดับสูงนั้น มีลักษณะคล้ายกับการเขียนงานวิทยานิพนธ์ (Thesis, Dissertation) เมื่อจะศึกษาต่อในระดับปริญญาขั้นสูง ซึ่งจะพบว่ามีนักบริหารส่วนหนึ่งที่เมื่อจะทำงานบริหาร ก็ไปศึกษาต่อในปริญญาขั้นสูงที่เรียกว่า “บัณฑิตศึกษา” (Graduate Education) ดังเช่นไปเรียนต่อในสายบริหารธุรกิจ รัฐประศาสนศาสตร์ (Public Administration) หรือบางสายวิชาเรียกว่า บริหารการศึกษา (Educational Administration) งานเขียนนั้นมีลักษณะคล้ายกัน คือเป็นงานเขียนในระดับที่ต้องใช้ความพยายาม ใช้เวลาในการจัดเก็บข้อมูล ไม่ใช่นึกอยากจะเขียนใช้เวลานึกแล้วเขียนในวันสองวันเสร็จ งานเขียนในลักษณะดังกล่าวต้องใช้เวลาในการเตรียมการ เก็บข้อมูล ต้องทำการวิเคราะห์ สังเคราะห์ เขียนแสดงการเชื่อมโยง ต้องใช้เวลาในการเตรียมการณ์และเขียนนับหลายเดือน หรือเป็นหลายๆปี

แต่กระนั้นงานเขียนเพื่อเสนอเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งของนักบริหาร หรือผู้เชี่ยวชาญในระดับสูงนั้น เขาคาดหวังให้ต้องเป็นงาน “ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ตนเองได้เคยทำ กำลังทำ หรือคิดจะทำในอนาคต”

วัตถุประสงต์ (Objectives)

งานเขียนที่เกิดจากสิ่งที่ได้ทำ กำลังทำ หรือคิดจะทำในอนาคตอันใกล้นี้ จะเริ่มต้นด้วยคิดว่าจะทำอะไร และเพื่อวัตถุประสงต์อะไร ผู้เขียนขอให้หลัก 3 ประการอย่างง่ายๆไว้ดังนี้ คือ ให้ท้าทาย มีความสอดคล้อง และชัดเจน

ท้าทาย (Challenge)

การคิดจะทำอะไรที่จะมีคุณค่าในการเขียน คือต้องแสดงให้เห็นว่ามันเป็นเรื่องที่ท้าทาย ไม่ใช่สิ่งที่คนทั่วไปได้ทำอยู่แล้ว แต่เป็นเรื่องที่มีความยุ่งยากในระดับหนึ่ง ต้องใช้ความสามารถพิเศษ แปลก ใหม่

ความสอดคล้อง (Relevance)

การมีความสอดคล้องกับงานที่เรารับผิดชอบ งานในหน้าที่ของคนทำงานบริหาร เกี่ยวข้องกับหน่วยงานในความรับผิดชอบ หากเราทำงานในหน้าที่นักบริหาร เราก็ต้องเสนอความคิดที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร หากเราจะไปแต่งนวนิยายขายดีสักเรื่องหนึ่ง มันก็เป็นความท้าทายสำหรับนักบริหาร เพราะลำพังเพียงให้เขียนอะไรสักอย่างก็ยากแล้ว การจะเขียนเพื่อให้มีสีสันและสวยงามทางภาษาและมีจินตนาการก็ยิ่งยากขึ้นไปอีก แต่นั่นไม่ใช่หน้าที่ของนักบริหาร

งานบางอย่างท้าทาย แต่ไม่ได้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อม (Context) หรือในบริบทของสังคมไทย หรือท้องถิ่นนั้นๆ งานบางอย่างท้าทาย ยาก และใช้ทรัพยากมากมาย แต่นำไปใช้เป็นประโยชน์ไม่ได้ งานในลักษณะดังกล่าวจึงไม่มีคุณค่าเท่าที่ควร

ชัดเจน (Clarity)

มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ชัดเจนสำหรับตนเอง เป็นเหมือนถือธงนำหน้า ทิศทางที่จะเดินไป ความชัดเจนในลักษณะดังกล่าว ทำให้ตัวเราเองรู้ว่าจะจัดสรรเวลา ทรัพยากร การลงแรงเหนื่อยยากอย่างไร ทำให้เราทำงานอย่างมีจุดเน้น (Focus) เพื่อให้เมื่อเลือกทำอย่างหนึ่ง ก็สามารถไปลดทอนการลงแรงในเรื่องอื่นๆ ที่ทำให้เสียทรัพยากรไปแล้วอาจไม่ได้ประโยชน์

ชัดเจนสำหรับหัวหน้า เบื้องสูง เพื่อนร่วมงาน เครือข่าย และลูกน้อง ความชัดเจนทำให้สื่อสารได้ง่าย คนโดยทั่วไปเข้าใจได้ว่าสิ่งเหล่านั้นจะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับตัวเขาอย่างไร ง่ายที่จะใช้เพื่อเป็นการให้คำมั่นสัญญา และความชัดเจนทำให้ลดความขัดแย้งอันเกิดจากการไม่ประสานงานกัน หรือการไม่รู้บทบาทความเกี่ยวข้องของกันและกัน

ชัดเจนในเรื่องเงื่อนไขเวลา มันเกิดขึ้นเมื่อใด ใช้เวลาในการดำเนินการอย่างไร และจบลงเมื่อใด

แนวทางการเขียน

เขียนในเรื่องแบบ Win/Win

เขียนแล้วให้ได้ประโยชน์ต่อตนเองและองค์การ เรียกว่า Win/Win ตนเองได้ประโยชน์ หน่วยงานโดยรวมก็ได้ประโยขน์

การเขียนงานบางอย่าง ดังงานเขียนวิทยานิพนธ์มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ได้วิทยฐานะทางวิชาการของตน และอาจไม่เกี่ยวกับวิชาการ แต่การเขียนทำผลงานวิชาการเพื่อการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง (Promotion) นั้นเขามักจะคาดหวังให้เขียนในสิ่งที่สัมพันธ์กับองค์การที่ตนเองทำงานอยู่

มหาวิทยาลัยที่ประศาสตร์ปริญญา ก็สนใจผลงานในฐานะกิจกรรมที่แสดงว่าผู้เรียนมีความสามารถในการทำงานวิชาการขั้นสูง แต่เขาไม่ได้สนใจว่า ผู้เรียนคนนั้นจะต้องทำงานนั้นๆต่อไปในอนาคตให้เป็นประโยขน์ต่อหน่วยงานที่ตนสังกัดหรือไม่ และอย่างไร

แต่การทำผลงานที่หน่วยงาน ดังกรณีของสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา และหน่วยงานในลักษณะคล้ายกันต้องการ คือให้ผลงานนั้นเป็นผลงานที่เกิดจากการทำงานจริง ได้ทำแล้ว หรือคิดว่าจะทำให้กับหน่วยงานนั้นๆ ดังเช่น การเขียนวิสัยทัศน์ การทำแผนธุรกิจ (Business plan)

กล่าวโดยรวม ผู้ทำผลงานวิชาการในลักษณะดังกล่าว ต้องพิจารณาให้ผลงานนั้นๆ ได้ประโยชน์ทั้งต่อตนเอง และต่อหน่วยงานที่ตนสังกัด เรียกว่าให้คิดแบบ Win/Win คือได้ประโยขน์ในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

การเขียนอย่างสร้างสรรค์ และการต้องอาศัยการค้นคว้าอย่างเป็นระบบ (Creative and Research-based)

นักบริหารทุกคน โดยหน้าที่ต้องมีการเขียนจดหมายธุรกิจ (Business letters) เขียนสัญญา (Contracts) ซึ่งเป็นงานที่ต้องเขียนอย่างรอบคอบเช่นกัน แต่ในระบบมักมีคนมาช่วยงาน หรือมีแบบแผนที่มีคนช่วยงาน เลขานุการที่นำความคิดไปช่วยร่าง หรือมีนักกฎหมาย หรือนิติกร (Lawyers) ที่จะนำความประสงค์ไปร่างมานำเสนอ ฝ่ายบริหารเป็นฝ่ายให้กรอบความคิดในแต่ละข้อแต่ละประเด็น แต่งานเขียนที่เขาเรียกว่า เพื่อนำเสนอเพื่อการก้าวสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นไปนั้นเป็นอีกแบบหนึ่งที่ไม่เหมือนกัน

การเขียนเพื่อทำผลงานวิชาการในแบบที่กล่าวนี้ ต้องเขียนอย่างสร้างสรรค์ (Creative) คนบางคนเขียนงานวิชาการ แต่ว่าไม่ได้ใช้ความคิดใดๆสร้างสรรค์ เขียนเหมือนไม่มีอะไรแตกต่างจากสิ่งที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ผลิตออกมา (Computer Printout) การเขียนที่เป็นดังหุ่นยนต์ประดิษฐออกมาไม่ถือว่า “สร้างสรรค์” หากเป็นการเขียนด้วยคนก็จะต้องเพิ่มการมอง หรือมีมุมมองในหลายๆมิติเข้ามาประกอบกัน เป็นต้น

เป็นการเขียนที่ต้องมีการค้นคว้า มีการอ้างอิงอย่างเป็นระบบ มีการจัดเก็บข้อมูล และนำเสนออย่างเป็นระบบ (Research-based writings) จึงจะเข้าข่ายอย่างที่หน่วยงานต้องการ การเขียนในลักษณะวิชาการ อิงงานวิจัยนั้น ต้องเข้าใจเงื่อนไขทางวิชาการประกอบไปด้วย เช่น เรื่องคำศัพท์ที่ใช้ในการเขียนนำเสนอ (Operational Definitions) ที่ต้องชัดเจน คำศัพท์นั้นอาจมีปรากฏในหลายๆที่ แต่ในงานเขียนนี้เรียกว่าอะไร ก็ต้องให้ชัดเจน ใช้ซ้ำกันได้ เพราะได้มีการให้คำจำกัดความมาก่อนหน้านี้แล้ว หรือในเรื่องการให้ความหมาย “แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ” ก็ต้องชัดเจนว่าเขากำหนดระดับความแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญที่เท่าใด เป็นต้น เพราะบางทีมันมีความแตกต่างกันทางตัวเลข แต่ไม่มีในระดับที่สำคัญที่จะยอมรับได้

การเขียนคือการสื่อสาร (Communication)

นักบริหารในยุคใหม่ต้องเป็นนักสื่อสาร (Communicators)

นักบริหารและผู้นำองค์การขนาดใหญ่นั้น ต้องมีทักษะในการสื่อสาร ทั้งทางด้านการอ่าน การฟัง การพูด และการเขียน

สองทักษะแรก คือการอ่านและการฟัง เป็นทักษะและกิจกรรมในลักษณะตั้งรับ (Passive) แต่ก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับงานบริหาร เมื่ออ่านหรือฟังแล้ว ก็ควรมีทักษะในการบันทึก ซึ่งจะด้วยการเขียน การฟังแบบอัดเทป แล้วมีการย่นย่อให้สิ่งที่ได้รับฟังมามากมายนั้น สาระอยู่ที่ตรงไหน ได้แนวคิดอะไรใหม่ๆที่น่าสนใจออกมาบ้าง

ทักษะการพูดและการเขียน เป็นทักษะในเชิงต้องแสดงออก (Active) เมื่อจะพูดหรือจะเขียน ก็ต้องมีการทำอย่างเตรียมการ เพื่อให้ได้สาระ พูดบ่อยๆ พูดแล้วซ้ำซากก ก็ควรเขียนนให้ดีและอย่างรอบคอบ แล้วเผยแพร่ เพื่อให้คนจำนวนมากรับรู้ ก็จะลดความซ้ำซากลง ทำให้มีเวลาในการที่จะคิดและทำในสิ่งอื่นๆที่มีคุณค่าขึ้นไปได้

การมีระบบช่วย

การมีระบบช่วย เพื่อทำให้การสื่อสารนั้นเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งยิ่งทำงานใหญ่มากขึ้นเท่าใด ก็จะมีความยุ่งยากซับซ้อนมากขึ้นไปเรื่อยๆ โอกาสในการทำผิดทำพลาดก็มากขึ้น จึงต้องมีวิธีการทำให้งานนั้นๆง่ายขึ้น ทำให้มองเห็นภาพรวมๆได้ชัดเจนยิ่งขึ้น นักบริหารยิ่งระดับสูงต้องเป็นเหมือน Generalist คือเป็นพวกต้องมองภาพกว้าง มองอย่างมีวิสัยทัศน์ (Visions) มองเหมือนเป็น “นก” ที่บินในที่สูง มองเห็นในมุมกว้าง ไม่ใช้เป็น “หนอน” ที่มองเห็นแต่เพียงในระยะใกล้ๆ ในเนื้อไม้ที่ตนกัดกิน

การรู้จักใช้เจ้าหน้าที่ให้เป็นประโยชน์ ระบบในองค์การมักจะมีเจ้าหน้าที่ที่ต้องมาทำงานร่วมกับเรา ดังเช่น มีเลขานุการ (Secretary) ที่มาช่วยงานด้านการนัดหมาย การประสานงานในแต่ละวัน และรวมไปถึงช่วยงานด้านการสื่อสารต่างๆ ในสมัยก่อนนักบริหารระดับสูงจะมีเลขานุการติดตามไปในทุกที่ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน

นอกจากนี้ การจะทำงานที่มีขนาดใหญ่ มักต้องใช้คนที่มีความสามารถจากหลายฝ่าย มาร่วมงานกัน ดังนั้น การจัดทำแผนงานที่ดี มีการแบ่งงานกันทำ และมีการแลกเปลี่ยนข้อมูล บันทึกข้อมูลเป็นส่วนกลางให้ทุกฝ่ายได้ใช้ให้เป็นประโยชน์ดังนี้ ก็จะยังประโยชน์ให้กับหน่วยงานได้มาก และการนำข้อมูลเหล่านี้มาเขียนอย่างเหมาะสม ก็จะทำให้งานที่ใหญ่และยากนั้น เป็นประโยชน่ทั้งต่อตัวเราเอง และคนอื่นๆได้มากยิ่งขึ้น

การมีเครื่องมือสื่อสารที่ต้องใช้ให้เป็นประโยชน์ ในยุคใหม่ นักบริหารอาจต้องเดินทางมากกว่าเดิม ต้องไปตรวจงานตามสถานที่ต่างๆ ซึ่งต้องเดินทางไปโดยไม่มีเลขานุการติดตามไปด้วย แต่ในยุคใหม่จะมีคอมพิวเตอร์ช่วยงาน อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว (PC notebook) โทรศัพท์อัจฉริยะ (Smart Phone) หรือคอมพิวเตอร์ช่วยงาน (PC tablet)

มารู้จักใช้งาน Notebook PC

Personal Computer หรือเรียกย่อๆว่า PC คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ส่วนใหญ่เป็นแบบตั้งโต๊ะ (Desktop PC) จนกระทั่งในระยะหลัง ได้มีการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ มีขนาดเบาลง จึงเรียกว่า Notebook PC เพราะทำหน้าที่คล้ายสมุดจดงาน มีระบบไฟฟ้าที่ประหยัดไฟ มีระบบจอภาพที่ประหยัดไฟและทนทาน ระบบหน่วยความจำ การทำงาน สามารถทำงานได้ไม่ต่างจากเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ คนจึงหันมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบกระเป๋าหิ้วกันมากขึ้น

เครื่องคอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้วอาจเรียในอีกชื่อหนึ่งว่า Laptop หรือหมายถึงเครื่องที่ทำงานโดยไม่ต้องมีโต๊ะตั้ง ใช้วางหน้าตัก (Lap) เมื่อมีขนาดกระชับ เบา และเคลื่อนย้ายได้สะดวก จึงทำให้คนทำงานนำเครื่องดังกล่าวติดตัวไปได้ในทุกที่ เครื่องมือเหล่านี้เหมือนกับมีเลขานุการที่ติดตามตัวนักบริหารไปได้ในทุกที่ ซึ่งแนะนำว่า หากรู้จักใช้ให้เป็นประโยชน์แล้ว จะช่วยในงานเขียนและงานเอกสารของนักบริหารยุคใหม่ได้อย่างมาก

มารู้จักการใช้ Smart Phone

คอมพิวเตอร์ช่วยงาน นอกจากจะมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นแล้ว ยังมีขนาดเล็กลงไปอีก จนสามารถพกพาได้เหมือนโทรศัพท์มือถือ

Smart Phone หมายถึงโทรศัพท์มือถือที่มีความสามารถพิเศษเพิ่มเติมของ PDA เข้าไป ทำให้มีประสิทธิภาพมาก เรียกได้ว่า Smart Phone หรือ Smartphone เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดย่อมพกติดตัวได้เหมือนโทรศัพท์มือถือ แต่ทำหน้าที่ได้กว้างขวาง เช่น รับส่งอีเมล์ มีปฏิทิน จัดทำตารางนัดหมาย และ contact เป็นต้น เฉพาะในประเทศสหรัฐอเมริกามีประชากร 300 ล้านคน มีคนใช้ Smartphone อย่างใดอย่างหนึ่ง 65 ล้านเครื่อง และโดยทั่วโลกมีคนใช้โทรศัพท์มือถือยุคใหม่ ที่ทำงานได้กว้างขวางกว่าเดิม และตอบสนองต่อโอกาสใหม่จากเครือข่าย Cellular ที่มีความเร็วสูงอย่าง 3G หรือ 4G ในยุคต่อไป

Smarphone นำตลาดด้วย iPhone ของ Apple Inc และ BlackBerry และในระยะหลังมีเครื่องแบรนด์อื่นๆ ที่ใช้ซอฟต์แวร์เปิดเสรีอย่าง Android ของ Google ตลาด Smartphone เปิดกว้างอย่างมาก และเราควรเรียนรู้ที่จะใช้ประโยชน์ในเทคโนโลยีใหม่นี้อย่างเหมาะสม

iPhone เป็น Smartphone อย่างหนึ่ง เป็นประดิษฐกรรมของบริษัท Apple Inc เปิดตัวเมื่อวันที่ 9 มกราคม ค.ศ. 2007 โดยโทรศัพท์มือถือนี้สามารถทำงานเป็นกล้องถ่ายวิดิโอ (Video camera), กล้องติดโทรศัพท์ (Camera phone) สามารถส่งสารที่เป็นข้อความ (Text messaging) การส่งเสียงเป็นข้อความพร้อมภาพเคลื่อนไหว (Visual voicemail), การทำหน้าที่เป็นอุปกรณ์ด้านสื่อ (portable media player), การทำหน้าที่เป็นอีเมล์ (E-mail) การใช้ระบบค้นหางานผ่านเครือข่าย (Web browsing) การใช้ระบบข้อมูลภูมิศาสตร์ และแผนที่ (GPS navigation), การใช้ในระบบสื่อสังคม (social networking) ดังเช่น Facebook และ Twitter iPhone ใช้ระบบแป้นพิมพ์แบบเสมือน (Virtual keyboards)

BlackBerry เป็น Smartphone ที่มีส่วนแบ่งตลาดร้อยละ 14.8 จัดเป็นผู้ผลิตโทรศัพท์มือถืออันดับที่ 5 รองจาก Nokia, Samsung, LG, และ Apple มีจุดเด่นในด้านการติดต่อสื่อสารผ่านอินเตอร์เน็ต มีผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตอยู่ใน 91 ประเทศทั่วโลก มีผู้ดำเนินการให้บริการสื่อสารกว่า 500 รายทั่วโลกที่ใช้ BlackBerry

มารู้จักการใช้ Tablet PC

เครื่องคอมพิวเตอร์แบบ Tablet หรือเรียกว่า Tablet PC เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว (Personal computer) ที่มีหน้าจอแบบสัมผัส (Touchscreen) ที่เป็นส่วนป้อนข้อมูลเข้าระบบเป็นหลัก (Input device) ทำให้ไม่ต้องมีระบบแป้นพิมพ์ ลดความซับซ้อนและน้ำหนักกของเครื่อง ระบบแป้นพิมพ์จะมีลักษณะเป็นแป้นพิมพ์เสมือน (Virtual keyboards) หรือระบบเขียนด้วยลายมือปกติแล้วระบบจำเป็นคำเขียนได้ (Handwriting recognition)

ระบบ Tablet PC สามารถเชื่อมต่อกับระบบสื่อสารไร้สาย (Wireless adapter) ต่อเชื่อมอินเตอร์เน็ตได้ โดยใช้ผ่านระบบ Wifi หรือระบบเชื่อมต่อโทรศัทพ์ความเร็วสูง ดังเช่น 2G, 3G หรือเร็วกว่านี้ Tablet PC สะดวกในการเคลื่อนย้าย และเนื่องจากไม่มีส่วนเคลื่อนไหว จึงทำให้ใชไฟฟ้าไม่เปลือง สามารถใช้งานนอกสถานที่ได้เป็นเวลานาน เหมาะแก่การทำงานบางอย่างในภาคสนาม ที่ไม่มีระบบต่อเชื่อมกับไฟฟ้าในบ้าน

เมื่อมีระบบแล้วต้องรู้จักใช้

แต่หากมีเครื่องมือช่วยในการสื่อสาร แต่นักบริหารไม่สนใจพัฒนาทักษะในการสื่อสารแล้ว ก็จะไม่สามารถพัฒนาทักษะการเขียนได้อย่างเต็มที่ คือมีของแต่ไม่รู้จักใช้ให้เป็นประโยชน์ ดังเช่น บางแห่ง หน่วยงานจัดหาโทรศัพท์แบบ Smartphone ที่มีราคาและคุณค่าให้ใช้งาน แต่นักบริหารกลับใช้งานไม่ต่างจากโทรศัพท์มือถือทั่วไป โดยไม่ได้ใช้งานในโปรแกรมต่างๆที่มันสามารถทำหน้าที่ให้ได้อย่างกว้างขวาง

การฝึกฝนอยู่เสมอ (Sharpen your saw)

ผม/ดิฉันต้องทำงานเหนื่อยทุกวัน จนไม่มีเวลาพัก หรือจะไปเขียนงานใดๆ เหมือนกับบอกว่า “ฉันกำลังง่วนกับการเลื่อยไม้ ไม่มีเวลาไปตะไบทำเลื่อยให้คม”

ความจริงการฝึกตนเองด้วยการอ่าน เขียน การจัดระบบ การวางแผน ทั้งหมดนี้ทำให้เราได้ฝึกฝนความคิด ใช้สมองไม่หยุดนิ่ง

มีผู้เสนอว่าในแต่ละวัน เราควรหาเวลาอย่างน้อย 1 ชั่วโมง เป็นการฝึกฝนตนเอง นอกเหนือไปจากการทำงานปกติ ที่มักจะเป็นงานกิจวัตรที่เราทำอยู่ทุกวัน

การต้องเรียนรู้ ฝึกฝน แม้สิ่งที่เราฝึกฝนนั้น อาจไม่ได้เกี่ยวกับงานที่เราทำโดยตรง เช่นการอ่านหนังสือที่ไม่ได้เกี่ยวแม้กับงานที่เราทำ ฝึกเขียน นอกเหนือไปจากการเกษียณหนังสือ สั่งงาน การพูดในภาษาอื่นๆ อันเป็นภาษาที่สอง นอกเหนือไปจากภาษาแม่ของตน

คนเราไม่มีใครแก่เกินเรียน อย่าปิดกั้นตนเอง อย่าคิดว่าเราแก่เกินไปแล้วที่จะเรียนเรื่องนั้นเรื่องนี้ การไปปิดกั้นตนเอง เท่ากับทำให้เราหยุดแสวงหาเรียนรู้สิ่งใหม่

แต่การจะฝึกใดๆ ต้องค่อยๆฝึก เรียนรู้ที่ละเล็กละน้อย เหมือนการรับประทานอาหาร ต้องให้เวลาในการย่อยอาหาร เรียนอะไรแล้ว ก็ต้องให้เวลา แล้วฝึกทำจนคล่อง พอคล่องแล้ว ทำได้เป็นระบบอัตโนมัติแล้ว ดังทักษะการใชงานคอมพิวเตอร์ ก็ก้าวไปสู่ทักษะใหม่ๆ บางครั้งอาจเรียนรู้ไปพร้อมๆกับคนอื่นๆ เพิ่มเติมไปวันละเล็กๆน้อยๆ

อีกด้านหนึ่งคือ การเรียนรู้ทักษะใหม่ ก็ต้องหาทางให้รางวัลสำหรับตนเอง ดังเช่นทำทักษะนั้นๆให้ไปสู่การใช้งาน เช่นหัดเขียนการนำเสนอเอง (Presentation) สอดใส่ภาพ หรือเสียงเอง ทำเป็นเหมือนของเล่น แต่แล้วก็ได้ประโยชน์จริงไปด้วยพร้อมๆกัน

สื่อสารให้เหมาะกับกลุ่มคน

การเป็นนักสื่อสารที่ดีต้องสื่อสารให้สอดคล้องกับกลุ่มที่จะสื่อสาร การสื่อสารกับบุคคลกลุ่มต่างๆนั้น ต้องใช้แนวทางการสื่อสารที่ไม่เหมือนกัน เช่น

• สื่อสารกับเจ้านาย ยิ่งระดับสูงขึ้นไป ยิ่งต้องสื่อสารอย่างกระชับ ดังที่เขาใช้ บทคัดย่อสำหรับนักบริหาร (Executive Summary) ความคัดย่อสำหรับนักบริหาร บางครั้งเรียกว่า “ใบปะหน้า” ซึ่งมีความยาวไม่มากนัก บางที่โดยหลักเขาให้มีความยาวไม่เกิน 1-2 หน้า เขียนยาวมากๆ ผู้ใหญ่ไม่มีเวลาอ่าน
• สื่อสารกับผู้ให้การสนับสนุน ดังกรณีเขียนเพื่อขอทุน เขียนเพื่อการกู้ยืม ขอการสนับสนุน ดังที่เขาเรียกว่า “แผนธุรกิจ” (Business Plan) ซึ่งความจริงไม่ได้จำกัดเพียงในทางภาคธุรกิจ แต่ในภาคราชการ ระบบการศึกษา สาธารณสุข การปกครอง ล้วนมีโอกาสต้องเขียนแผนธูรกิจทั้งสิ้น การเขียนแผนธุรกิจส่วนหนึ่ง ต้องให้ชัดเจนว่ากลุ่มเป้าหมายเขาจะได้ประโยชน์อะไรจากสิ่งที่กระทำ หากเขาเข้าใจว่าได้ประโยชน์อะไร แล้วทราบว่าเขาต้องมีหน้าที่ให้การสนับสนุนอย่างไรแล้ว ก็จะทำให้เขาสนับสนุนสิ่งที่เราทำได้ง่ายขึ้น
• สื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน (Networking) การทำงานในยุคใหม่ไม่ได้จำกัดบทบาทเพียงภายในหน่วยงานของตน นักบริหารมักต้องสร้างเครือข่ายของคนทำงานที่กว้างไกลไปกว่ากรอบหน้าที่ในหน่วยงานเดียวกันของตนเอง เช่น นักบริหารการศึกษา อธิการบดี ผู้นำอำนวยการสถานศึกษา ครูใหญ่ อาจต้องเขียนงานสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในสถาบันการศึกษาอื่นๆทั้งในและต่างประเทศ เพื่อความร่วมมือบางประการ การสื่อสารกับกลุ่มเพื่อนและเครือข่ายเช่นนี้ บางทีเราอาจเปลี่ยนฝ่ายที่เป็นคู่แข่ง ทำงานแบบแช่งขันกัน ให้หันมาทำงานแบบร่วมมือกัน เป็นการเปลี่ยน Competition ให้กลายเป็น Collaboration ลดความเหนื่อยยาก เสียกำลังและทรัพยากรที่ไม่จำเป็นลงได้
• สื่อสารกับลูกน้อง ผู้ใต้บังคับบัญชา นักบริหารยิ่งในระดับสูงขึ้นไป หน่วยงานยิ่งขนาดใหญ่ ยิ่งต้องมีผู้ใต้บังคับบัญชามาก การสื่อสารด้วยการพูดกันแบบตัวต่อตัวอาจลดลงไป แต่ระบบการสื่อสารเอื้อทำให้สามารถสื่อสารได้ด้วยทั้งเอกสาร และการสื่อสารในระบบออนไลน์ การเขียนลงในข่าวสารภายในดังที่เรียกว่า Intranet เขียนบันทึกความจำ เขียนสั่งการ เขียนขอความร่วมมือ เหล่านี้ล้วนต้องใช้ทักษะในการสื่อสารดัวยการเขียน การสื่อสารไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา ยิ่งเป็นระดับล่าง บางทีต้องใช้มากกว่าภาษาการพูดและการเขียน อาจต้องแสดงภาษากิริยาท่าทาง (Body language) หรืออื่นๆประกอบด้วย บางครั้งต้องสื่อกันด้วยภาษาสัญลักษณ์ ดังเช่น การยิ้มแย้ม การแสดงความจริงใจ ตั้งใจฟัง ให้เกียรติ การร่วมรับประทานอาหารกัน สังสรรค์ เล่นกีฬาร่วมกัน เหล่านี้ล้วนเป็นส่วนของการสื่อสารทั้งสิ้น

การแสวงหาข้อมูล (Data Collection)

การเขียนที่ดีต้องมีข้อมูล สามารถอ้างอิงได้อย่างเป็นระบบ

การค้นหาข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ต การศึกษาหาข้อมูลได้อย่างเป็นระบบในโลกยุคข้อมูลข่าวสารดังในปัจจุบันนั้นเป็นเรื่องไม่ยากอย่างสมัยก่อน ข้อมูลส่วนหนึ่งได้จากการค้นคว้าผ่านอินเตอร์เน็ต นักบริหารต้องรู้จักใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการสืบค้น (Search) ค้นได้โดยผ่านระบบสืบค้นจาก Google, ค้นหาข้อมูล หาภาพ, VDO Clip, แผนที่, สถิติข้อมูล, บทความ, วารสาร, ข่าวสารต่างๆ

การค้นหาจากระบบข้อมูลที่เราจัดเก็บเอง ปัจจุบัน เราสามารถจัดเก็บข้อมูลเกือบจะทุกอย่างในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว (Personal computers) และยิ่งในปัจจุบัน สามารถใช้คอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว ที่มีขนาดเบา นำติดตัวไปในการทำงานได้ทุกที่ สามารถต่อเชื่อมระบบเครือข่ายได้ทั้งในระบบใช้สาย หรือไร้สาย ผ่านระบบการสื่อสารผ่านระบบโทรศัพท์ดังที่เขาเรียกว่า 2G, และ 3G ระบบข้อมูลที่จัดเก็บได้เองนั้น นักบริหารควรฝึกการตั้งชื่อเรื่อง (Titles) ชื่อไฟล์ (Files) การมีคำหลัก (Keywords) การจัดหมวดหมู่ของเอกสาร ภาพ งานนำเสนอ ฯลฯ เพื่อช่วยทำให้การค้นหาสะดวกมากยิ่งขึ้น

เอกสาร หนังสือ วารสารในระบบห้องสมุด งานเหล่านี้ หากเป็นนักวิชาการทั่วไปคงคุ้นเคยกับการต้องเข้าห้องสมุด องค์กรสมัยใหม่มักมีห้องสมุดกลางสำหรับคนทำงานที่จะสามารถใช้งานร่วมกันได้ ในต่างประเทศมีระบบห้องสมุดสาธารณะ (Public Libraries) ที่นักบริหารจะปลีกตัวไปค้นคว้าได้ นักบริหารอาจใช้การสั่งงานให้เจ้าหน้าที่ไปค้นคว้าหางานตามที่ตนต้องการได้ เขาไปค้นคว้า ก็ได้เรียนรู้ไปด้วยในตัว

การได้ข้อมูลอย่างที่ไม่สามารถค้นหาได้จากทั่วๆไป ข้อมูลแตกต่างจากความรู้ (Knowledge) และความรู้ก็มีทั้งส่วนที่ได้มาจากแหล่งเปิดเผย (Explicit knowledge) ที่สามารถหาได้ไม่ยาก อาจจะจากแหล่งที่ได้ปรากฏเป็นเอกสารแล้ว แต่มีข้อมูลบางส่วนที่ยากจะอธิบาย ยากที่จะส่งต่อไปยังคนอื่นๆด้วยวิธีการเขียนหรือคำพูด ดังนี้เขาเรียกว่า ความรู้ซ่อน (Tacit knowledge) ดังเช่น การเป็นนักออกแบบ สถาปนิก หรือนักประดิษฐชั้นเยี่ยม การเป็นนักการเมืองระดับรัฐบุรุษ มันดูเหมือนจะสอนกันยาก แต่การได้ทำงานร่วมกัน พูดคุยแลกเปลี่ยน ได้เรียนรู้ในวัฒนธรรมขององค์การนั้นๆ และในบรรยากาศที่เหมาะสม เรื่องเหล่านี้ก็สามารถจะเกิดขึ้นได้ ซึ่งความรู้ซ่อนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งยวดต่อการพัฒนาองค์ความรู้ให้เกิดขึ้นใหม่ และต่อการสืบทอดองค์การยุคใหม่ ที่ต้องอาศัยการจัดการองค์ความรู้ที่ดียิ่ง (Knowledge Management)

งานเขียนที่ดี ก็เหมือนกับการทำอาหารที่ดี ต้องประกอบไปด้วย Ingredients ที่ดีมีคุณภาพ ใหม่สด งานเขียนที่ดีไม่ใช่ใช้นึกเอา หรือสิ่งที่จดจำอยู่ในสมอง นั่นไม่พอที่จะทำให้เขียนได้อย่างมีคุณภาพได้ นักเขียน นักบริหาร ต้องรู้จักระบบการจัดเก็บและระบบการค้นหาที่ดีด้วย

การเขียนงาน ต้องดูผลกระทบ

Impact = กระทบ, ส่งผลกระทบ, ปะทะ, ประกัน, อัดแน่น

สำหรับการนำเสนอผลงานเพื่อการขอเลื่อนขั้นเลื่อนวิทยฐานะ หรือการนำเสนอ Portfolio ที่จะนำไปสู่การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งนั้น ต้องเป็นเรื่องที่มีความหมายต่อหน่วยงานนั้นๆ หรือต้องแสดงให้เห็นว่ามีความคิดใหม่ๆ ที่คนทั่วๆไปนึกไม่ถึง และจะมีผลกระทบต่อองค์การนั้นๆ ซึ่งเรียกว่า Impact

งานเขียนต้องมีการลงแรง ลงทุนทั้งเวลาและความคิด แต่ลงทุนแล้วได้ผลคุ้มหรือไม่ บางคนลงทุนเขียนในสิ่งที่เรียกว่า ลงทุน 80 แต่ได้เพียง 20 เหนื่อยมาก แต่ได้ผลน้อย

งานเขียนที่ต้องลงแรงศึกษาและเรียบเรียงอย่างเป็นระบบนั้น ควรพิเคราะห์ว่ามันจะมีผลอย่างมากต่อส่วนรวมหรือไม่ กล่าวคือ ลงแรง 20 แต่ให้ได้ผล 80 คือลงแรงไม่มาก แต่ได้ผลที่มีความหมายความสำคัญ ดังนี้จึงจะถือว่าได้ประโยชน์คุ้มแก่การดำเนินการ

การเขียนงานที่ดีต้องให้มีผลกระทบ (Impact) เขียนและทำงานในสิ่งที่เป็นประโยชน์แก่สังคมในวงกว้าง

นักบริหารที่ประสบความสำเร็จทั้งโดยสากล และที่เป็นคนไทยหลายคน ได้ใช้ประโยชน์จากการเขียนงานที่ส่งผลกระทบ มีคนสนใจนำความคิดนั้นๆไปใช้ต่อในวงกว้าง

ตัวอย่าง

Lee Iacocca อดีตผู้บริหารบริษัทรถยนต์ Ford ที่มารับงานเป็นผู้บริหารสูงสุดของ Chrysler แล้วสามารถกอบกู้บริษัทรถยนต์นี้จากการล้มละลาย (Chrysler bailout 1979) และเขาได้เขียนงานที่เป็นชิ้นสำคัญ แม้แต่วงการด้านศาสตร์บริหาร ก็นำความรู้ความเข้าใจจากสิ่งที่เขาเขียนมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อวงการในระยะต่อมา

Iacocca, Lee and William Novak (1986 reissue). Iacocca: An Autobiography. Bantam. ISBN 0553251470

Iacocca, Lee and Sonny Klenfield (1988) Talking Straight. Bantam. ISBN 0-553-05270-5

Iacocca, Lee (2007). Where Have All the Leaders Gone. Scribner. ISBN 1416532471.

Akio Morita ผู้เกิดในปี ค.ศ. 1921 เป็นนักธุรกิจและผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท Sony Corporation ร่วมกับ Masaru Ibuka ในยุคหลังสงครามโลกครั้งที่สองที่ประเทศญิ่ปุ่นย่อยยับไปกับสงครามนั้น คนทั่วไปจะรู้จักญี่ปุ่นในฐานะประเทศที่ผลิตสินค้าคุณภาพต่ำราคาถูกก แต่นักธุรกิจอย่าง Morita ได้กลายเป็นผู้บุกเบิกและเปลี่ยนภาพลักษณ์ของการนำธุรกิจใหม่ของญี่ปุ่นที่โลกต้องให้ความสนใจ Morita เขียนหนังสือหลายเล่ม และในจำนวนสองเล่มนี้ นับเป็นหนังสือที่เขียนจากประวัติการทำงานของเขาใน Sony คือ

Morita, Akio. Never Mind School Records (1966) (ISBN 4022604158 in Japanese)

Morita, Akio. Made in Japan (New York: Dutton, 1986, ISBN 0451151712)

Jack Welch มีชื่อเต็มว่า John Francis "Jack" Welch, Jr. หรือที่รู้จักกันในนาม Jack Welch เกิดเมื่อวันที่ 19 พฤศจิกายน 1935 เป็นวิศวกรเคมี เป็นนักธุรกิจ และที่สำคัญเป็นนักเขียนด้วย โดยเขาเป็นผู้บริหารในระดับประธานกรรมการ (CEO) ของบริษัท General Electric ในระหว่างปี ค.ศ. 1981 ถึงปี 2001 เขาร่ำรวยจากงานบริหารมีมูลค่า USD 750 ล้าน แต่ที่สำคัญงานเขียนของเขาทำให้นักศึกษาด้านการบริหารรับรู้ว่าวิธีการบริหารบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่อย่าง General Electric นั้น เขาทำได้อย่างไร Jack Welch ดังเช่น หนึ่งในงานเขียนของเขา

Jack Welch and the GE way : management insights and leadership secrets of the legendary CEO by Robert Slater (ISBN 0070581045)

การเป็นผู้จัดการ กับการเป็นผู้นำ (Managers vs. Leaders)

ในระบบองค์การทุกแห่ง มีคนที่จะเป็นผู้จัดการ มีความสามารถในการบริหารงานได้จำนวนหนึ่ง แต่มีไม่มากนักที่จะมีความเป็นผู้นำ แต่คนที่ต้องการจะเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งนั้น ต้องเป็นคนที่แสดงให้เห็นว่าเป็นพวกยืนในแถวหน้า พร้อมที่จะเป็นผู้นำ (Leaders) สำหรับองค์การนั้นๆ แต่การนำนั้นเป็นเรื่องที่ต้องมีทั้งได้และเสีย กล่าวคือ

การนำคือความขัดแย้ง (To lead is related to conflicts) คนทำงานบริหารจะไม่พบกับความขัดแย้งเลยนั้นเป็นไปได้ยาก แต่ความน่าสนใจคือการรู้ว่า คนทำงานนั้นๆ ได้ใช้ความสามารถในการแก้ปัญหาให้ลุล่วงไปได้อย่างไร คิดอย่างไรกับปัญหานั้นๆ เขาใช้สติปัญญาในการแสวงหาทางออกสำหรับปัญหานั้นๆอย่างสร้างสรรค์หรือไม่อย่างไร สามารถใช้ทัก๋ษะในกาเจรจา การควบคุมอารมณ์ การมียุทธศาสตร์ในการดำเนินการอย่างไร

การนำคือการต้องมีความเสี่ยง (To lead is risk taking) การนำคือความเสี่ยง นักบริหารทุกคนอยู่ในโลกขอความเสี่ยง การเสี่ยงมาก ผลตอบแทนก็ยิ่งสูง เสี่ยงน้อยผลตอบแทนก็น้อย่ตามลงไป บางครั้งเราต้องกล้าเสี่ยงอย่างมากๆ เพราะไม่มีทางเลือก บางครั้งเสี่ยงมาก แต่ก็เลือกที่จะมีทางออกที่ลดความเสี่ยงลง และในบางลักษณะ ต้องแสดงให้เห็นวิสัยทัศน์ที่ทำให้องค์การขนาดใหญ่ได้ก้าวหน้า โดยมีความเสี่ยงน้อยที่สุด หรือมีแผนบริหารความเสี่ยงอย่างไรที่จะดีที่สุด เหมาะที่สุดแก่องค์การ

การนำเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลง (To lead is to change, create, maintain, to abolish) การนำเป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง แต่มิได้หมายความว่าจะเปลี่ยนแปลงในทุกเรื่อง

• บางครั้ง เราต้องศึกษาทางเลือก หาทางเลือกใหม่ๆ เพื่อการเปลี่ยนแปลง (To create) รถยนต์ยามต้องสัญจรในยามค่ำคืน จึงต้องมีไฟส่องด้านหน้าที่สว่างมาก และพุ่งไปไกลเป็นพิเศษ องค์การทุกแห่งก็เช่นกัน ต้องมีการมองไปข้างหน้า บางองค์กรมองไปผิดทาง มีการตัดสินใจอย่างผิดๆ ทำให้องค์การเหล่านั้นประสบวิกฤติที่บางครั้งก็ยากที่จะแก้ไขได้ทันในเวลาที่เหลืออยู่
• บางครั้ง เราต้องมีความเป็นผู้นำ ที่ทำให้งานที่ได้มีผู้ริเริ่มงานที่เป็นประโยชน์ไว้แล้วนั้น ได้ดำเนินต่อไปอย่างก้าวหน้า และพัฒนา (To maintain) อย่างสืบเนื่อง คนบางคนมีอัตตะสูง ไปทำงานในที่ไหนๆ ก็จะต้องเข้าไปเสนอเปลี่ยนเขาเสียในทุกเรื่อง ซึ่งความจริงแล้วไม่จำเป็น เพราะมันอาจจะมีสิ่งดีๆที่เขาได้ริเริ่มมาก่อนแล้ว ผู้นำที่ดีต้องมองหาโอกาสในการสานต่อ เพื่อให้สิ่งดีๆนั้นได้บรรลุเป้าหมาย
• บางครั้ง การนำคือการต้องเลือกที่จะตัดทอน (To abolish) เหมือนกับต้นไม้ในช่วงฤดใบไม้ร่วง มีกิ่งก้านที่ตายแล้ว ไม่ใช้งาน หากเก็บไว้ก็จะเกิดเป็นเชื้อรา เป็นความเสี่ยงของต้นไม้นั้นๆ ในมหาวิทยาลัยที่สร้างมานาน มีหลายวิชาการที่ล้าสมัยแล้ว ไม่มีคนเรียน โลกวิชาการได้เปลี่ยนไปจนวิทยาการเหล่านั้นกลายเป็นความล้าสมัยสมควรเลิกได้แล้ว ดังนี้ก็จำเป็นต้องหาทางเลิกเสีย เพื่อสงวนทรัพยากร กำลังคน และเวลาสำหรับสิ่งที่จำเป็นอื่นๆสำหรับอนาคตต่อไป

งานเขียนที่ดีน่าสนใจและเป็นประโยชน์ และท้าทายนั้น จึงมักจะเกี่ยวกับความขัดแย้ง ความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลง อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือหลายๆอย่างที่กล่าวมาแล้วนี้

แนวคิด 3 Is

ในศตวรรษที่ 21 เราได้เข้าสู่โลกยุคข้อมูลข่าวสาร มีข้อมูล ความรู้ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในลักษณะทวีคูณ เราจะทำอย่างไรจึงได้ใช้ประโยชน์จากโลกในยุคข้อมูลข่าวสารนี้

แนวทางในการเขียนงานวิชาการ อยากให้ใช้หลัก 3Is คือเรื่องขอ Information, Intelligence และ Ideas ซึ่งจะนำเสนอดังต่อไปนี้

Information

Information – ข้อมูลข่าวสาร งานเขียนทางวิชาการเป็นอันมากมีปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล

ปัญหาการขาดข้อมูล กล่าวคือ ข้อมูลน้อยเกินไป ยังไม่ได้ข้อมูลมากพอที่จะสรุปได้โดยปราศจากความเสี่ยงว่าสรุปผิด

ข้อมูลผิดพลาด ข้อมูลที่ได้ไม่ถูกต้อง ได้มาอย่างผิดๆ แล้วนำไปอ้างอย่างผิดๆ ซึ่งเรื่องนี้จำเป็นต้องมีการตรวจสอบคัดกรอง บางครั้งเป็นการนำข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกันมานำเสนอ

ข้อมูลมากเกินไป เรียกว่า Information overloads เมื่อมีข้อมูลมากเกินไป ทำให้สิ่งที่จะนำเสนอขาดความชัดเจน เป็นเหมือน “น้ำท่วมทุ่งผักบุ้งโหลงเหลง” ทำให้สาระที่ต้องการนำเสนอไม่มีความชัดเจน ในการเขียนที่ดีเขาจะเรียกว่าต้องมี Focus คือต้องให้มีความชัดเจน ข้อมูลที่ใช้ต้องเลือกมาอธิบายอย่างสอดคล้องกัน

ในโลกยุคใหม่ เราจะมีปัญหาทั้งทางด้าน การขาดข้อมูล การมีข้อมูลที่ผิดพลาด และการมีข้อมูลที่มากเกินไป นักบริหารต้องรู้จักวิธีการหาข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล กรองข้อมูลที่มีมากเกินไป เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดสามารถนำมาใช้ได้อย่างเป็นประโยชน์

Intelligence

Intelligence – ความฉลาด และการใช้สติปัญญา กลั่นกรอง ตรวจสอบ

มีงานเขียนเป็นอันมาก ที่เป็นการเขียนแบบตัดแปะ (Cut & Paste) เป็นการนำข้อมูลต่างๆมาร้อยเรียงนำเสนอ โดยไม่มีการใช้สติปัญญาในการกลั่นกรอง วิเคราะห์ หรือสังเคราะห์ ดังนี้ไม่จัดว่าเป็นงานเขียนที่ใช้สติปัญญา

การเขียนที่แสดงถึงความสามารถที่จะใช้สติปัญญาในระดับสูงขึ้นไป ควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

• การเขียนที่ใช้ปัญญาในการนำเสนอ ทำสิ่งที่ดูยุ่งยาก ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น แม้คนที่ไม่อยู่ในสายวิชา ก็สามารถทำความเข้าใจได้
• การเขียนที่ต้องใช้การวิเคราะห์ (Analysis) เมื่อต้องมีการแสดงค่าที่เปรียบเทียบ ก็สามารถจัดทำเป็นตาราง ใช้ข้อมูลสถิติมาเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ได้อย่างเป็นเหตุเป็นผล พร้อมทั้งมีการให้ข้อสังเกตเอาไว้ด้วย
• การเขียนที่แสดงความสามารถในการสังเคราะห์ (Synthesis) เมื่อได้มีการวิเคราะห์แยกย่อยออกไปแล้ว ก็จะต้องมีการสรุปประเด็น บางครั้งต้องใช้หลักตรรกะสรุป หรือต้องใช้ทฤษฎีกลับไปสรุปให้เห็นว่า ได้มีอะไรเกิดขึ้น มีความเป็นเหตุเป็นผลอย่างไร

Ideas

Ideas – ความคิดริเริ่มใหม่ๆ

งานเขียนนั้นๆ ได้แสดงให้เห็นว่าเกี่ยวข้องกับความคิดใหม่ๆ (Ideas) ขึ้นมาหรือไม่ อะไรคือสิ่งที่เป็นความคิดใหม่ๆที่เกิดขึ้นบ้าง

ทำอย่างไรจึงจะเกิดความคิดใหม่ๆ

ความคิดของเราเอง บางครั้ง ความคิดใหม่ๆ เกิดจากความรู้ ประสบการณ์เฉพาะตัวของเรา เพราะเราได้ศึกษามา มีความเชี่ยวชาญพื้นฐานบางอย่างมาแล้ว บางครั้งเกิดจากเราต้องประดิษฐหรือคิดขึ้นมาใหม่

บางครั้ง ความคิดใหม่ๆ อาจเกิดจากความคิดดีๆของคนอื่นๆ ของลูกน้อง หรือผู้ใต้บังคับบัญชาของเรา การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง พร้อมรับและให้รางวัลสำหรับความคิดใหม่ๆ มีการระดมสมอง นำความคิดดีๆจากในกลุ่มคนมาใช้ให้เป็นประโยชน์ ให้เกียรติในความคิดและความพยายามของคน

บางครั้ง ความคิดใหม่ๆนั้น อาจต้องไปซื้อหา หากต้องใช้ร่วมมือกับคนภายนอก ก็ต้องทำ มิฉะนั้นอาจไม่ทันการณ์ หากเพียงเรียกใช้จากภายในองค์การ ซึ่งไม่มีความแข็งแกร่งในด้านต่างๆ เหล่านั้น

Integration – การประสมประสาน หรือการบูรณาการ งานเขียนทีดีนั้น อาจต้องใช้หลักบูรณาการ นำวิทยาการหลายๆด้านมาใช้ให้เป็นประโยชน์ ที่จะนำเสนอ งานเขียนและการศึกษาใดๆ ต้องให้ได้ข้อมูลที่เหมาะสม ใช้สติปัญญา และที่สำคัญต้องให้ได้ความคิดใหม่ๆ โดยความคิดเหล่านั้นอาจเกิดจากเราเอง จากผู้อื่น หรือต้องมีการซื้อหาก็ตาม

แนวคิดเพื่อดำเนินการ (Concepts)

สำหรับแนวคิดที่นักบริหารจะเขียนงานวิชาการทีดีๆนั้น จำเป็นต้องมีการคิดล่วงหน้า บางมหาวิทยาลัยที่เขารับคนเข้าศึกษาต้อในระดับปริญญาขั้นสูง เขาจะต้องให้ผู้สมัครนำเสนอว่า เมื่อมาเรียนแล้วนั้นจะทำการวิจัยเพื่อเป็นปริญญานิพนธ์ในเรื่องอะไร ต้องคิดล่วงหน้า และใช้เวลาหลายๆปีที่จะศึกษานั้นเตรียมการณ์เพื่อไปสู่การนำเสนองานวิชาการที่สำคัญที่สุด คือ Dissertation ที่ดีสักเล่มหนึ่งในท้ายสุด

การจะมีงานเขียนที่ดีๆนั้น ขอให้ต้องมีความคิดที่ดีๆอยู่แล้ว หากยังไม่ชัดเจน มีหลายประเด็นที่พอจะให้เป็นหลักกว้างๆสำหรับนักบริหาร ที่มักจะหนีไม่พ้นในสิ่งเหล่านี้

การสร้างความเป็นหุ้นส่วน (Partnership)

Partnership ในภาษาอังกฤษแปลได้ว่า ห้างหุ้นส่วน, หุ้นส่วน, หรือ การจับคู่กัน

การสร้างความเป็นหุ้นส่วนกัน กระทำได้หลายลักษณะ เช่น

ความเป็นหุ้นส่วนระหว่างภาคธุรกิจด้วยกัน อาจกระทำระหว่างองค์การประเภทเดียวกัน แต่เมื่อรวมกันทำให้ทำงานได้แข็งแกร่งขึ้น หรือระหว่างหน่วยงานที่มาเสริมซึ่งกันและกัน เช่น องค์การผลิต (Production) มาร่วมมือกับหน่วยงานด้านการตลาด (Marketing) ทำให้แต่ละฝ่ายทำงานได้เข้มแข็งยิ่งขึ้น ความร่วมมือกัน ทำให้ขยายอาณาเขตให้ใหญ่ขึ้น มีสินค้าและบริการที่กว้างขวางขึ้น ตอบสนองต่อลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

การร่วมกันทำธุรกิจ แต่ต่างคนยังเป็นหน่วยงานแยกกันอยู่ก็เรียกว่า Partnership แต่หากนำสองหน่วยงานมาควบรวมกิจการกัน เขาเรียกว่า Merging ซึ่งสามารถกระทำได้แล้วแต่ความเหมาะสม

ความเป็นหุ้นส่วนระหว่างระบบราชการหรือภาครัฐด้วยกัน ความเป็นหุ้นส่วนไม่ได้จำกัดเฉพาะระหว่างธุรกิจ แต่ระหว่างหน่วยงานภาคราชการด้วยกัน (Public Sectors) ก็สามารถุกระทำได้ เช่นงานด้านการสื่อสาร เมื่อก่อนกิจการด้านโทรศัพท์ ไปรสณีย์ โทรเลขอาจแยกกัน แต่เมื่อโลกสมัยใหม่ ใช้เทคโนโลยีร่วมกันได้ ก็ใช้ร่วมกัน หรือรวมเป็นหน่วยงานเดียวกันก็ได้ ซึ่งเรียกว่า Merging หรือการควบรวมกิจการ กิจการวิทยุที่แต่ละสถานีอาจครอบคลุมพื้นที่ได้ไม่กว้างขวาง แต่หากมีการควบรวมกัน ใช้การผลิตรายการ การทำข่าวร่วมกัน การหาผู้สนับสนุนแบบร่วมกันและแบ่งกัน ก็ทำให้เกิดความแข็งแกร่งขึ้น

ความเป็นหุ้นส่วนระหว่างภาครัฐบาลกับภาคธุรกิจ ก็สามารถกระทำได้เช่นกัน เช่น หน่วยงานด้านการศึกษาในภาครัฐเป็นส่วนใหญ่ แต่ขาดความสามารถในการผลิตคนป้อนตลาดแรงงานที่เป็นธุรกิจ ก็ร่วมมือกับภาคธุรกิจ ที่ทำให้ผลิตคนได้ตรงกับความต้องการของตลาดมากขึ้น ลดการใช้วัสดุอุปกรณ์ที่มีราคาลง ทำให้มีผู้ช่วยสอนหรือนิเทศงานที่มีประสบการณ์ตรงจากภาคเอกชนมาช่วยงานฝึกอบรม แต่ขณะเดียวกัน ก็ยังได้คนสอนที่รู้เรื่องภาคทฤษฎีดังนักวิชาการ อาจารย์มหาวิทยาลัยทำหน้าที่สอนขั้นพื้นฐานได้ดีเหมือนเดิม

ระบบการฝึกงาน (Internship) ในการเรียนการสอนด้านธุรกิจ การฝึกประสบการณ์ช่างแบบเรียนส่วนหนึ่งในสถานศึกษา แล้วส่งไปฝึกงานสลับกันในภาคเอกชน บางทีเรียกว่า Sandwich courses คือเอากิจกรรมสองอย่างหรือมากกว่ามาประกบกัน

ความเป็นหุ้นส่วนระหว่างคนหรือองค์การที่ขัดแย้งกัน แต่กลับมาร่วมมือกัน คนหรือหน่วยงานในบางลักษณะดำรงอยู่อย่างแข่งขันกัน และบางครั้งแข่งขันกันแบบทำลายกัน โดยไม่ได้ประโยชน์ เรียกว่า Destructive competition คือแข่งกันจนเสียหายไปด้วยกันในทุกฝ่าย

ยกตัวอย่าง

ชาวประมงในทะเล หากต่างคนต่างทำประมงอย่างแข่งขันกัน ทุกฝ่ายก็เร่งหาปลา ปลาใหญ่ก็จับ ปลายังเล็กอยู่ก็จะจับ จับได้แล้วขายไม่ได้ราคาก็ขายเป็นปลาป่น ทำให้ปลาในทะเลนั้นหมดคุณค่าไป แต่หากมีการจัดตั้งกลุ่มประมง หรือสมาคมชาวประมง มีพันธะร่วมกันที่จะไม่จับปลาหรือสัตว์น้ำที่มีขนาดเล็กเกินไปป หากยังเล็กอยู่ก็ส่งลงทะเล ปล่อยให้มันโตต่อไปตามธรรมชาติ จนมีขนาดหนึ่งที่เป็นที่ต้องการของตลาด จึงจะจับมาขาย ชาวประมงเองก็มีมติร่วมกันที่จะไม่จับสัตว์น้ำในนช่วงการวางไข่ เพื่อประหยัดพลังงาน ก็กำหนดร่วมกันลดจำนวนครั้งที่ต้องออกทะเลจับปลา แต่โดยรวมแล้ว จะได้ปลาที่มีขนาดใหญ่ขึ้น เหมาะแก่ความต้องการของตลาดมากขึ้น ทำให้ทะเลได้พักตัวและมีผลผลิตที่ดึขึ้น

การกระทำอย่างนี้มีจริงดังในชาวประมงจับกุ้ง Lobster ย่านทะเลแอตแลนติก ชายฝั่งตะวันออกเฉียงเหนือของสหรัฐอเมริกา เขามีกลไกควบคุมตลาด ตลาดเองก็ไม่รับซื้อ Lobster ที่มีขนาดเล็กเกินไป เมื่อตลาดไม่รับซื้อ ชาวประมงก็ไม่จับเข้าตลาด และรวมไปถึงคนที่จะมีอาชีพการประมง ก็มีการควบคุมประชากรและจำนวนสมาชิกให้มีอยู่ในจำนวนพอเหมาะ ไม่มากเกินไปที่จะแข่งกันจนทุกฝ่ายเสียประโยชน์

ชาวประมงด้วยกัน อาจขัดแย้งกันตามธรรมชาติอยู่แล้ว แต่เพื่อประโยชน์ร่วมกัน เขาก็ต้องรวมตัวกันรักษาผลประโยชน์ และในขณะเดียวกัน ตลาดสินค้าก็ยังเป็นระบบเปิด ไม่ใช่กันฮั้วระบบผลิต สร้างราคาพิเศษ เพราะจริงๆ สินค้าไม่ได้มีการผลิตเพียงเฉพาะชายฝั่งทะเลตะวันออกเฉียงเหนือของสหรัฐ แต่สินค้ามาได้จากหลายๆจุดของทั่วโลก

การใช้ประโยชน์จากเครือข่าย (Networking)

เครือข่ายในภาษาอังกฤษคือ Networking แต่ความหมายที่จะอธิบายนี้กว้างขวาง มีหลายลักษณะ

เครือข่ายคนในแบบเดิม คือการที่เรารู้จักคนทั้งในวงการเดียวกัน และวงการที่แตกต่างกันออกไป ดังสุภาษิตที่มักจะได้ยินในสังคมไทยว่า Know who สำคัญกว่า Know how หรือรู้จักคนที่เหมาะสม สำคัญกว่าการมีความรู้ทางด้านเทคนิควิทยาต่างๆเสียอีก เพราะในสังคมไทยยังประกอบด้วยเส้นสาย พรรคพวก และนอกจากนั้นคือความเชื่อถือกันเป็นพียงแนะนำไปตามความสามารถด้านอาชีพ แต่หากรู้จักกัน จะให้คำแนะนำที่ลึกซึ้งมากกว่าที่ทั่วๆไปจะกระทำ หรือเปิดเผยข้อมูลแก่กันได้

เครือข่ายอันเกิดจากผลประโยชน์หรือความสนใจร่วมกัน เรียกว่า Sharing interest อันเครือข่ายแบบนี้ อาจได้แก่สมาคมวิชาชีพ หอการค้า สภาอุตสาหกรรม สมาคมศิษย์เก่า ชมรมคนตามภูมิภาค สมาคมชาวใต้ ชาวเหนือ ชาวอีสาน ชมรมอันเกิดจากการไปร่วมงานศาสนาด้วยกัน ฯลฯ เครือข่ายในแบบนี้จะช่วยให้เรารู้จักคน และทำให้คนรู้จักเรา

เครือข่ายการสื่อสารในแบบเดิม (Traditional communication) เราสามารถสร้างเครือข่ายการสื่อสารด้วยสื่อแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว เช่น การมีนามบัตรแจก การใช้โทรศัพท์ โทรสาร การเขียนจดหมาย (กระดาษ) ติดต่อ สื่อในลักษณะดังกล่าวอาจทำให้การสื่อสารทำได้อย่างกว้างขวาง ไม่จำกัดเพียงสือสมัยใหม่ ซึ่งคนในแบบเดิมเขาไม่ได้ใช้ในการสื่อสารกัน

เครือข่ายในระบบดิจิตัล (Digital network) ระบบสื่อสารในยุคใหม่ที่ขยายตัวอย่างรวดเร็ว โลกปัจจุบันมีอินเตอร์เน็ตและอื่นๆ เป็นตัวช่วย ระบบเครือข่ายสังคมที่ใช้อินเตอร์เน็ตแบบมีปฏิสัมพันธ์ มีระบบข้อมูลข่าวสารใหม่เป็นตัวช่วย ปัจจุบันอาจเรียกว่า Social media ดังเช่น การเข้าไปใช้งานในระบบสื่อสารสังคม อย่าง Twitter และ Facebook ซึ่งเครือข่ายในลักษณะดังกล่าว ต่างคนต่างเข้าไปใช้งานในลักษณะวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน แต่โดยรวมทำให้เราเป็นที่รู้จักแก่ผู้คนว่า เราทำอะไร มีความสนใจ ความรู้ความสามารถทางด้านได้บ้าง เรามีทัศนะต่อประเด็นต่างๆอย่างไร ใน Twitter เขาเรียก Following หมายถึงการที่เราตามคน หรือ Subscribe คนอื่นๆ เมื่อเขาเขียนข้อความมา จะปรากฏให้เราได้เห็น และในขณะเดียวกัน หากคนอื่นๆเขาสนใจตามเรา เรียกว่า Follower เราเขียนหรือสื่อสารอะไร เขาสามารถมองเห็นได้ ส่วน RT มาจากคำว่า Retweet หมายถึงงานที่เราเขียน เขาเห็นว่าเป็นประโยชน์ เขาก็ส่งข้อความซ้ำไปยังคนในนวงการของเขาต่อๆไป

การใช้การสื่อสารด้านต่างๆ จึงจำเป็นต้องมีหลายรูปแบบ แม้การสื่อสารผ่านอินเตอร์เน็ต แต่บางทีก็ต้องใช้ระบบส่งสารผ่าน SMS (Short Message Sending) ซึ่งคนส่วนใหญ่ที่ใช้โทรศัพท์มือถือ เมื่อเปิดใช้โทรศัพท์ก็จะพบข้อความของเรา เพราะในปัจจุบัน แม้เรามี E-mail address ที่เขาจะติดต่อได้ แต่บางครั้งและสำหรับบางคน อาจได้รับจดหมายทางอิเลคโทรนิกส์เป็นจำนวนร้อยๆฉบับต่อวัน จึงต้องมีระบบอื่นๆเป็นตัวเสริม หรือเพื่อเตือนได้ว่า เราได้ติดต่อไปแล้ว หรือบางที่แม้การโทรศัพท์ติดต่อไปสำทับอีกทีหนึ่ง ก็ควรกระทำ

การใช้สื่อด้านต่างๆ จึงต้องใช้อย่างประสมประสาน และเลือกใช้อย่างเหมาะสม แต่โดยรวมคือต้องการให้เกิดประสิทธิผลตามที่เราต้องการเป็นหลัก

นอกจากนี้ยังมีการใช้ระบบสื่อดิจิตอลเพื่อการเรียนการสอน ซึ่งอาจเรียกว่า Learning Management System – LMS เราอาจใช้สื่อการเรียนใหม่นี้เป็นความคิดใหม่เพื่อทดแทนการเรียนการสอนในแบบเดิม หรือใช้เสริมจากระบบการเรียนการสอนในชั้นเรียนแบบเดิม และใช้อย่างประสมประสาน ในปัจจุบัน ระบบเครือข่ายทั้งแบบใช้สาย (Wired network) และระบบเครือข่ายแบบไร้สาย (Wireless) ทั้งที่เป็น Wifi, เครือข่าย Cellular ดังที่ใข้ในระบบโทรศัพท์มือถือในแบบเดิม (2G) และระบบสื่อสารใหม่ที่มีความเร็วสูงขึ้น (3G) หรืออาจเป็นเครือข่ายที่มีความเร็วยิ่งกว่านั้น สิ่งเหล่านี้จะทำให้รูปแบบการเรียน การจัดการศึกษาเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในอนาคต

การแบ่งปันกัน (Sharing)

Sharing = ใช้งานร่วมกัน

ทรัพยากร (Resources) เป็นของที่มีอยู่อย่างจำกัด ตั้งแต่เรื่องที่อยู่อาศัย พลังงาน ระบบการสื่อสาร การคมนาคม การจะเป็นเจ้าของหรือไม่ เหมาะสมเพียงใด ย่อมขึ้นกับสภาพแวดล้อม และเราจะพบว่ามีการคิดริเริ่มใหม่ๆ ที่สามารถแก้ปัญหาความขาดแคลนทรัพยากร ทำให้ต้องมีการใช้ประโยชน์ร่วมกันมากขึ้น

การต้องเป็นเจ้าของ กับการไม่เป็นเจ้าของแต่แบ่งกันใช้

ระบบบริการโรงแรม (Hospitality services) กับระบบต้องซื้อบ้านตากอากาศเป็นบ้านที่สอง เพราะ คนๆหนึ่งแม้ต้องการบ้านพักเป็นบ้านที่สอง แม้เป็นคนที่ใช้สถานที่ตากอากาศบ่อยครั้ง แต่ก็ยังไม่มากพอที่จะมีบ้านพักเป็นหลังที่สอง จึงอาศัยการใช้บริการแบบเป็นสมาชิก (Membership) หรือใช้บริการโรงแรม ทำให้เสียค่าใช้จ่ายลดลงไปอย่างมาก และบางทีสามารถไปใช้บริการได้ในหลายๆที่ ไม่จำเจ และมีบริการต่างๆรองรับ ไม่ต้องไปเหนื่อยเสียค่าบริการต่างๆเหล่านั้นเอง

การเช่ารถ (Car Rentals) สำหรับประชาชนผู้ใช้รถ หลายคนในแต่ละวันระบบเมืองมีระบบขนส่งสาธารณะ (Public transportation) อยู่แล้ว แทนที่จะต้องซื้อรถยนต์ที่ไม่ได้ใช้ให้เป็นประโยชน์อย่างเต็มที่ เป็นเจ้าของรถยนต์มากคัน ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายด้านการซื้อหารถยนต์ ตลอดจนการดูแลรักษารถยนต์นั้นๆ ทั้งๆที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์มากมาย แต่การใช้บริการถเช่า สามารถเลือกบริการได้ว่าจะใช้รถยนต์ในแบบใด จะเริ่มต้นใช้บริการ ณ ที่ใด จะส่งคืนรถ ณ ที่ใด ต้องการหรือไม่ต้องการคนขับ ฯลฯ ฝ่ายบริการรถเช่า เขาก็ให้บริการรถเช่า รถหนึ่งคัน สามารถให้บริการให้แก่คนได้หลายครอบครัวในหนึ่งเดือนหรือหนึ่งปี และโดยรวมแล้ว เขาคุ้มที่จะทำเป็นธุรกิจ ดังได้เกิดบริการรถเช่าขึ้นในหลายประเทศทั่วโลก

เมื่อการต้องเดินทางมีลักษณะหลากหลาย ต้องการความรวดเร็ว สะดวก ต้องเดินทางไกล ก็ใช้เครื่องบิน หรือรถไฟความเร็วสูง และเมื่ออยู่ในเมืองใดๆที่ต้องใช้ยานพาหนะรถยนต์ ก็ไปเช่ารถใช้บริการตามสนามบิน หรือศูนย์บริการให้เช่าที่มีอยู่ในเมือง ใช้กี่วัน ก็จ่ายค่าบริการตามเวลาที่ใช้บริการนั้นๆ

การใช้บริการที่ปรึกษา (Consultancy) คนๆหนึ่งมีความสามารถเป็นที่ต้องการของหน่วยงาน แต่หากองค์การหนึ่งจ้างประจำสำหรับหน่วยงานของตน ก็นับว่าจ้างไมคุ้ม ก็ต้องหาวิธีการที่จะใช้ความสามารถของบุคคลนั้นแบบร่วมกัน ดังบทบาทของที่ปรึกษา คนๆหนึ่งสามารถเป็นที่ปรึกษาให้กับคนหรือองค์การได้หลายๆแห่ง บางครั้งคนๆนั้น เพราะทำงานข้ามหลายๆองค์การ ยิ่งเกิดความรู้และประสบการณ์ที่กว้างขวางยิ่งขึ้นไปอีก

การเสริมพลังอำนาจให้กับระบบและคนทำงาน (Empowerment)

Empowerment = การเสริมพลังอำนาจ

ไม่มีใครสามารถทำงานให้สำเร็จไปได้ด้วยตัวคนเดียวตามลำพัง นักบริหารต้องสามารถมอบหมาย ให้อำนาจให้กับคน หรือหน่วยงานอื่นๆไปทำภารกิจ แต่การให้งาน แต่ไม่ได้ให้อำนาจที่จะทำงานไปสู่ความสำเร็จุ ย่อมเป็นการทำงานที่ไม่เป็นผลดี

การให้งาน และให้อำนาจควบคู่ไปกับคนหรือองค์การนั้นๆ ย่อมทำให้ทำงานไปสู่ความสำเร็จได้อย่างเป็นผลมากขึ้น แต่ในระบบองค์การดังเช่นราชการ การจะมอบอำนาจ หรือให้อำนาจแก่ใครไปนั้น หากโครงสร้างขององค์การไม่สอดคล้อง ก็ย่อมจะทำงานนั้นๆได้อย่างยากลำบาก

การปรับโครงสร้าง (Restructuring) หมายถึงการปรับโครงสร้างขององค์การให้สามารถทำงาน ทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ยกตัวอย่าง การจะให้หน่วยงานในโครงสร้างแบบราชการ ดังเข่นวงการทหาร การศึกษาในกรอบราชการ ได้ทำหน้าที่ตอบสนองต่อผู้รับบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น เป็นเรื่องยาก อาจต้องมีการปรับโครงสร้างองค์การ ตัวอย่างปัญหา เช่น การอยากได้คนมีความสามารถ แต่ไม่สามารถจ้างได้ตามระบบราชการ เพราะกรอบบัญชีเงินเดือนแบบราชการ แม้มีเงินก็จ้างไม่ได้ ก็ต้องมีการปรับโครงสร้างรองรับ

การปรับแก้กฎหมาย (Judicial Process) การจะทำงานที่มีลักษณะแปลกใหม่ รูปแบบองค์การแบบเดิมรองรับไม่ได้ ก็ต้องมีการปรับโครงสร้าง และการปรับโครงสร้างนี้ ก็ต้องมีการปรับแก้กฎหมาย เพราะมิฉะนั้น คนทำงานอาจต้องทำไปอย่างผิดกฎหมาย กลายเป็นคดีความได้ เพราะไม่มีฐานอ้างอิง

การปรับแก้กฎหมายกระทำได้สองลักษณะ กล่าวคือ การทำให้มีกฏเกณฑ์ใหม่ที่ทำให้คนปฏิบัติงานมีความชัดเจน ดังนี้เรียกว่า การสร้างระเบียบหรือกฏเกณฑ์ หรือการออกกฎหมายเพิ่มขึ้น (Regulation) ซึ่งตรงกับความในภาษาไทยที่กว้างขวาง เช่น การควบคุม กฎเกณฑ์ กฎข้อบังคับ ระเบียบปฏิบัติ กำหนดกฎเกณฑ์ การปรับ แนวปฏิบัติ การวางระเบียบ ข้อกติกา และข้อควรปฏิบัติ

งานหลายๆอย่าง เมื่อเริ่มต้นไม่มีกฏเกณฑ์เลย ก็ทำงานได้อย่างสับสน จึงต้องมีการออกกฏเกณฑ์ต่างๆ ที่ทำให้คนทำงานและกลุ่มคนอื่นๆได้เข้ามาอยู่ในกรอบที่ยอมรับกฎ กติการ่วมกัน ดังเกมส์กีฬาทุกชนิดต้องมีกฎ กติกา และมารยาท จึงจะเล่นกีฬานั้นๆได้อย่างสนุก

แต่ในอีกด้านหนึ่ง เมื่อระบบมีกฏเกณฑ์มากๆ ระบบก็มีความแข็งตัว ไม่ยืดหยุ่นจนเกินไป ทำให้การทำงานยุ่งยาก ติดขัดด้วยกฏเกณฑ์นานาประการ ดังนี้คนหรือองค์การ จึงต้องการคึอความยืดหยุ่น ทำให้มีกฏเกณฑ์น้อยลง (Deregulation) ยกตัวอย่างในกิจการบินของเอกชน ซึ่งแต่เดิมเต็มไปด้วยกฏเกณฑ์ต่างๆมากมาย เพราะการบินเป็นของใหม่ หากไม่มีกฏเกณฑ์กำกับ เกรงจะเป็นผลเสียไม่ปลอดภัยพอสำหรับผู้บริโภค

แต่เมื่อกิจการบินที่เต็มไปด้วยกฏเกณฑ์ ทำให้มีคนเข้ามาทำธุรกิจน้อย บริษัทที่ดำเนินกิจการก็มีขนาดใหญ่ ดำเนินการเหมือนระบบราชการ การแข่งขันกันน้อย ทำให้กำหนดค่าบริการกันแบบตามใจฝ่ายผู้ให้บริการ ทำให้ค่าใช้จ่ายตกยังผู้บริโภคมาก ดังนั้น จึงลดกฏเกณฑ์ที่ไม่เกี่ยวกับความปลอดภัย ทำให้มีบริษัทใหม่ๆเข้ามาดำเนินการด้านการบินพลเรือนมากขึ้น องค์การใหม่ๆ สามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลงได้มาก ทำให้มีการแข่งขันกันมากขึ้น ราคาค่าโดยสารสำหรับผู้ใช้บริการก็ลดลง

บูรณาการ (Integration)

แนวคิดการแบ่งแยกสายงาน (Division of labor) ในแบบเดิม ไม่เพียงพอที่จะทำงานในยุคใหม่ไปสู่ความสำเร็จได้ ทุกหน่วยงานจึงมีการปรับองค์การให้สามารถใช้วิทยาการจากหลายๆด้านมาเพื่อให้สามารถนำความเชี่ยวชาญจากหลายๆด้าน เพื่อใช้ประโยชน์ในงานนั้นๆ

แนวคิดการทำงานแบบบูรณาการ (Integration) มีการพูดกันมาก เช่น

การใช้ความเป็นสหวิทยาการ (Interdisciplinary approach) คือการทำงานที่ใช้วิทยาการจากหลายด้าน มาประสมประสาน บูรณาการเพื่อประโยชน์ในการทำงาน และตอบปัญหาของหน่วยงานนั้นๆได้

สมมุติในระบบการศึกษาหนึ่ง มีความจำเป็นในการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อการเรียนการสอนแบบออนไลน์ เช่น Learning Management System – LMS ที่มีความสามารถในการทำงานระดับแข่งขันกับภายนอกได้ จะมอบให้ภาควิชาใดดำเนินการในแบบเดิม ภาควิชาเดียวดำเนินการ (Disciplinary approach) ก็จะทำงานนั้นๆไม่ได้เต็มที่ แต่หากดึงความสามารถจากหลายๆส่วนของมหาวิทยาลัย เช่น ภาควิชาคอมพิวเตอร์ (Computer programming) มาเพื่อการเขียนโปรแกรม หากต้องการความรู้ความเข้าใจในเรื่องเครือข่ายทั้งด้านใช้สายและไร้สาย (Wired & wireless) วิทยาการด้านนี้อาจอยู่ที่คณะวิศวกรรมไฟฟ้า หรืออิเลคโทรนิกส์ หากต้องการความรู้ความเข้าใจในด้านกระบวนการทางการศึกษา ก็ต้องอาศัยบุคลากรจากทางภาควิชาด้านหลักสูตรการเรียนการสอน (Curriculum & Instruction) ซึ่งอยู่ในคณะวิชาทางด้านศึกษาศาสตร์ ต้องการฝ่ายที่มีทักษะด้านการออกแบบที่มีความงาม (Graphic design) ซึ่งอาจอยู่ในคณะวิชาด้านศิลปะ (Fine arts)

และเมื่อทุกฝ่ายมาร่วมกันทำงาน ก็ต้องมีระบบการบริหารงานที่เน้นงานเป็นตัวตั้ง (Task-oriented) มีการสร้างทีมงานเฉพาะกิจขึ้น ยืดหยุ่นในการทำงาน เพื่อให้ได้งานที่จะบรรลุเป้าหมายได้ การทำงานในลักษณะดังกล่าวเรียกว่า Interdisciplinary approach หรือใช้วิธีการทำงานแบบสหวิทยาการ

การใข้รูปแบบองค์กรที่หลากหลาย (Organization design) มหาวิทยาลัยบางแห่ง มีการจัดตั้งหน่วยงานในรูปบริษัท (Company) เหมือนกับธุรกิจทั่วไป สามารถรับงานแข่งขันกับภาคธุรกิจได้ มีความคล่องตัวในการทำงาน ไม่ติดขัดด้วยกฏเกณฑ์ของมหาวิทยาลัย ที่บางแห่งมีสภาพความเป็นของรัฐบาลที่เต็มไปด้วยกฎระเบียบส่วนกลาง ยากที่จะทำงานที่ต้องมีการแข่งขัน และต้องตอบสนองต่อลูกค้าทีหลากหลายได้

ตัวอย่าง

มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐบาล (State autonomous universities) มหาวิทยาลัยในบางประเทศ ดังเช่นประเทศไทย โดยทั่วไป มีรูปแบบการบริหารรวมศูนย์แบบราชการ แต่เมื่อปรับโครงสร้างองค์การ ทำให้มีรูปแบบการบริหารงานบุคคล การบริหารทรัพย์สิน ที่ดิน และอื่นๆได้อย่างยืดหยุ่นขึ้น ไม่จำเป็นต้องติดอยู่กับระบบราชการส่วนกลาง

เมื่อมหาวิทยาลัยเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับ ระบบราชการที่ต้องให้การสนับสนุนการศึกษาผ่านกระทรวงการคลัง ก็สนับสนุนการเงินแบบเป็นเงินก้อน (Block grants) ราชการจะสนใจตรวจสอบความถูกต้องในเชิงผลของงาน ก็สามารถดูได้จากรายงานประจำปี การมีบุคคลที่เชื่อถือได้ เข้าไปร่วมเป็นคณะกรรมการบริหารสถานศึกษา ที่เรียกว่า Board of Regents, หรือ Board of overseers แต่มหาวิทยาลัยเองก็ต้องวางระบบการบริหาร การตรวจสอบการเงินในแบบที่เป็นอิสระ สามารถจ้างหน่วยงานผู้ตรวจสอบการเงิน (Financial auditing) แบบมืออาชีพเอกชนเข้ามาทำหน้าที่ตรวจสอบระบบการบริหารการเงินได้

การทำงานอย่างเน้นลูกค้าหรือผู้รับบริการเป็นหลัก (Client-oriented organizations) ดังเช่น สถาบันการศึกษา ต้องเตรียมฝึกนักศึกษาให้รู้จักการบริหารกิจการโรงแรม การบริหารงานที่เขาเรียกว่า Hospitality Management แต่เมื่อสถานศึกษานั้นยังเป็นโครงสร้างองค์การแบบราชการที่เน้นส่วนกลาง แต่ก็ต้องปรับโครงสร้างองค์การ ให้ยืดหยุ่นพอที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบสนองต่อลูกค้าได้ บางแห่งจึงต้องอาศัยความเชี่ยวชาญจากภายนอก หรือแม้แต่ใช้ระเบียบการเงินจากภายนอก เพื่อมาร่วมทำงาน บางอย่างที่ต้องเน้นบริการแก่บุคคลภายนอก ก็ใช้ระเบียบ การลงทุน การใช้เงินแบบภายนอก จัดตั้งองค์กรสนับสนุนเป็นแบบมูลนิธิ (Foundation) แยกออกมาต่างหาก มีระบบตรวจสอบทางการเงินแบบแยกเป็นภายนอก เมื่อมีรายได้เหนือรายจ่าย ก็บริจาคกลับไปสู่องค์การนั้นๆ ในรูปของเงินทุนการศึกษาและอื่นๆได้ ส่วนบริษัทเอกชนที่มาร่วมงานนั้น เพื่อให้ไม่ต้องได้รับข้อครหา งานในลักษณะดังกล่าว เขาจะมีหน่วยงานที่เน้นการทำประโยชน์ต่อสาธารณะ ปัจจุบันเขาเรียกว่า Corporate Social Responsibility – CSR ทำให้เขาทำงานที่ไม่ได้เน้นผลกำไรได้ เขาอาจจัดตั้งเป็นมูลนิธิ แม้ทำแล้วไม่มีผลตอบแทนเป็นกำไร แต่เขาได้ภาพลักษณ์องค์การที่ดี ซึ่งเป็นผลตอบแทนอีกแบบหนึ่ง

---------------------------------