Wednesday, December 28, 2011

สู่ความสำเร็จแห่งชีวิต - รู้อะไรก่อนหลัง

สู่ความสำเร็จแห่งชีวิต - รู้อะไรก่อนหลัง

ประกอบ คุปรัตน์
Pracob Cooparat
E-mail: pracob.cooparat@gmail.com

เป็นส่วนหนึ่งของหนังสือออนไลน์เรื่อง สู่ความสำเร็จแห่งชีวิต” - บทที่ รู้อะไรก่อนหลัง

Keywords: cw214-04, ชีวิต, การทำงาน, Priority, urgency, Importance, การจัดการเวลา, time management, crisis management

ความนำ

คนเราต้องรู้ความด่วนกับความสำคัญ หรือที่ฝรั่งเขาเรียกว่า Priority คือรู้ว่าอะไรมาก่อน อะไรมาทีหลัง ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับความเร่งด่วน และความสำคัญของงานนั้นๆ

ความเร่งด่วน (Urgency) งานบางอย่างรีบด่วน ต้องทำทันที งานบางอย่างไม่รีบด่วน ก็รอได้
ความสำคัญ (Importance) งานบางอย่างมีความสำคัญมาก บางอย่างสำคัญปานกลาง งานบางอย่างไม่มีความสำคัญ

คนที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถจำแนกแยกแยะงานได้ว่าอะไรเร่งด่วน ไม่เร่งด่วน อะไรสำคัญ อะไรไม่สำคัญ เพราะคนทุกคนมีเงื่อนไขเวลาและความรับผิดชอบ เราต้องรู้จักจัดการกับเวลาและทรัพยากรซึ่งมักมีอยู่อย่างจำกัด

เกร็ดความรู้
การผัดก๋วยเตี๋ยว ก๋วยเตี๋ยวราดหน้า ใครๆ ก็รู้ว่ามีอะไรบ้างที่ใช้ประกอบอาหาร แล้วได้เป็นก๋วยเตี๋ยวราดหน้าจานอร่อย ซึ่งส่วนประกอบหลักๆ คือ (1) เนื้อ อันได้แก่ หมู เนื้อ ปลา กุ้ง หรือไก่ (2) ผัก อันได้แก่ผักคะน้าจีน (3) เส้นก๋วยเตี๋ยว ซึ่งเป็นเส้นใหญ่ เส้นเล็ก หรือเส้นหมี่ (4) น้ำมัน ซึ่งสมัยก่อนมีน้ำมันหมู ปัจจุบันเป็นน้ำมันพืช (4) เครื่องปรุงรสและกลิ่น เช่น น้ำปลา กระเทียม พริกไทย น้ำตาล (5) ส่วนสร้างความเข้มข้น หรือที่เรียกว่า Texture ความข้นความเหนียว อันได้แก่แป้ง เช่น แป้งข้าวโพด ข้าวจ้าว ข้าวสาลีแต่ที่ไม่รู้กันคือแต่ละส่วนประกอบ (Ingredients) ของอาหารนั้นจะปรุงอย่างไร อะไรจะใส่ก่อนและหลังอย่างไร และจะต้องปรุงด้วยวิธีการใด จะผัดด้วยน้ำมันอย่างไร จะใส่แป้งลงไปสักเท่าใด และแบบไหน จะต้องทำอย่างไร

อะไรต้องมาก่อน และอะไรต้องดำเนินการภายหลัง

การจัดการเวลา

การจัดการเวลา (Time management)

เมื่อชีวิตของคนเรานั้นมีทั้งเรื่องความเร่งด่วน และเรื่องของกิจกรรมต่างๆ มีความสำคัญต่อชีวิตเรา ต่อองค์กร หรือสังคมที่ต่างกันไป เขาจึงต้องมีการวิเคราะห์เรื่องความเร่งด่วน และความสำคัญดังนี้

เร่งด่วนUrgent
ไม่เร่งด่วนNot Urgent
สำคัญมากImportant
1. สำคัญและเร่งด่วน
- Crisis
- Pressing problems
- Deadline-driven projects
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- Prevention, PC activities
- Relationship building
- Recognizing new opportunities
- Planning, recreation
สำคัญน้อยNot Important
3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
- Interruption, some calls
- Some mail, some reports
- Some meetings
- Proximate, pressing maters
- Popular activities
4. ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน
- Trivia, busy work
- Some mail
- Some phone calls
- Time wasters
- Pleasant activities

ประเภทที่ 1

งานที่มีความสำคัญและเร่งด่วน (Important and urgent) งานประเภทนี้ต้องจัดการแก้ปัญหาและทำทันที เช่น เป็นแพทย์ เกิดอุบัติเหตุ รถตกเขา มีคนเจ็บนับสิบ ต้องผ่าตัดทันทีส่วนหนึ่ง และส่วนที่เหลือต้องรักษาพยาบาลและเฝ้าดูอาการ งานหลายอาชีพมีลักษณะต้องเผชิญกับความสำคัญ ความเป็นความตายในชีวิต ทั้งของตนเองและคนอื่น และเป็นงานที่เร่งด่วน ต้องมีปฏิบัติการทันที งานเหล่านี้ได้แก่ พนักงานดับเพลิง ตำรวจหน่วยปฏิบัติการพิเศษ SWAT คอยป้องกันและจัดการกับการก่อการร้าย หรือทหารที่ต้องถูกส่งไปรบในแนวหน้า เป็นต้น งานประเภทนี้จึงมีลักษณะดังต่อไปนี้

- เครียด (Stress) เพราะต้องตื่นตัว และอาศัยระบบประสาทและการตัดสินใจอย่างรวดเร็วอยู่ตลอดเวลา
- อ่อนล้า (Burnout) หากจะต้องอยู่อย่างไม่รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้น
- บริหารจัดการแต่วิกฤติ (Crisis management) พบและทำเกี่ยวกับวิกฤติตลอดเวลา
- มีหน้าที่คอยดับไฟ (Always putting out fires) และแก้ปัญหาไปวันๆ

ประเภทที่สอง

งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but not urgent) ซึ่งอาจเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้

งานป้องกันเพื่อเตรียมตัวไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้น (Prevention, PC activities) งานเตรียมตัวป้องกันไฟไหม้อาคารและสิ่งก่อสร้าง การต้องมีกฏเกณฑ์การอยู่อาศัย การดูแลระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีระบบความปลอดภัย แม้มีปัญหาจากเครื่องชำรุด ข้อมูลก็ไม่ควรสูญเสีย

การสร้างความสัมพันธ์กับคนในครอบครัว กับกลุ่มเพื่อน (Relationship building) การรักษาความสัมพันธ์กับบุคคลในครอบครัว มีความรักและมีเวลาให้กับครอบครัว และลูกๆ หรือมีกลุ่มเพื่อนก็ต้องคอยสร้างสัมพันธภาพ ไม่ใช่มีปัญหาแล้วค่อยไปหาเพื่อน

งานที่ต้องเตรียมตัวสำหรับโอกาสใหม่ๆ (Recognizing new opportunities) เราอาจมีความพอใจในสภาพงานในปัจจุบัน จึงยังไม่ได้คิดถึงโอกาสใหม่ๆ แต่ในโลกของการเปลี่ยนแปลง การไม่แสวงหาโอกาสใหม่ๆ เท่ากับเราเดินถอยหลัง เพราะหากไม่แสวงโอกาส ปัญหาต่างๆก็จะเดินมาหาเราในช่วงเวลาที่เราก็แก้ไขได้ยาก

งานการวางแผน และสันทนาการ (Planning, recreation) ในทุกการทำงานต้องมีการวางแผน หากเราทำงานในตำแหน่งที่ต้องมีวาระ เช่น 2 ปี, 4 ปี, หรือ 6 ปี ก็จะต้องรู้ว่าในช่วงเวลาตามวาระนั้น ควรต้องทำอะไรบ้าง ในอีกด้านหนึ่งคือเรื่องสันทนาการ ดังเช่น การพักผ่อนประจำปี ต้องวางแผนล่วงหน้า หรือแม้แต่ในแต่ละสัปดาห์ เราจะมีช่วงเร่งทำงาน และมีช่วงใดที่จะได้พักผ่อน

ประเภทที่ 3

งานไม่สำคัญนัก แต่เร่งด่วน (Not important but urgent) กล่าวคือ ในชีวิตของคนเราเกือบจะทุกคนมีงานหลายๆ อย่างที่อาจไม่สำคัญนัก แต่ต้องการคนดูแลทันที ไม่ควรรอช้า เช่นสำหรับนักบริหาร ในทุกเช้า เราจะต้องตรวจอ่านจดหมายเข้าออก เพราะถ้าเราไม่ดำเนินการส่วนนี้ การสื่อสารต่างๆ ที่เราต้องดูแลองค์กรก็เสียหายได้ เพราะคนอื่นๆ ต้องรอการสั่งงานและการแจกงานมอบหมายงานจากเรา โรงพยาบาลรักษาผู้ป่วยก็เช่นกัน มีผู้ป่วยประเภทที่อาจไม่ได้ป่วยมาก เขามารับบริการเฉพาะเรื่อง เช่น ป่วยเป็นไข้หวัด ปวดท้อง รักษาเสร็จเขาก็กลับไปดูแลตนเองทีบ้านได้

ในทุกบ้าน เรามีเรื่องที่ไม่สำคัญนัก แต่ต้องดำเนินการทันที เรามีเรื่องต้องติดต่อสื่อสารกัน ต้องรับโทรศัพท์ เปิดดู E-mail หรือรับข้อความอย่างที่เรียกว่า SMS (Short Message Sending) เป็นเรื่องของการสื่อสารที่ต้องเปิดช่องในการติดต่อ

ทุกบ้านมีเรื่องของการเรียกเก็บค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า โทรศัพท์ โทรทัศน์ตามสาย หากไม่ดำเนินการตามนั้นก็จะถูกตัดน้ำตัดไฟ หรือเลิกให้บริการ เสียเครดิตไป และต้องเสียเวลาไปตามจ่ายค่าบริการและเสียค่าปรับ แต่ถ้าเน้นงานพวกนี้มาก และไม่สนใจในเรื่องอื่นๆ เราก็จะเป็นดังนี้

- สนใจช่วงสั้น (Short-term focus) ไม่ได้สนใจการแก้ปัญหาระยะยาว
- บริหารวิกฤติ (Crisis management) คอยแก้ปัญหาในแต่ละเช้า
- เป็นดังจิ้งจก คอยปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ (Reputation-chameleon character)
- มองไม่เห็นความสำคัญของเป้าหมายและแผนงาน (See goals and plans as worthless)
- เป็นเหยื่อ และไม่สามารถควบคุมอะไรได้ (Feel victimized, out of control) เพราะเราเป็นฝ่ายรอให้ปัญหาเกิดและแก้ปัญหาตามอาการที่เกิด ไม่ได้ไปแก้สาเหตุ
- ความสัมพันธ์ตื้นเขิน และขาดตอน (Shallow or broken relationships) นักบริหารที่เน้นการบริหารไปวันๆ ก็จะเป็นเช่นนี้ คือไม่มีเวลาไปคิดถึงการแก้ปัญหาที่สาเหตุ ไม่ได้ใส่ใจในสัมพันธภาพที่จำเป็น ทำงานอย่างโดดเดี่ยวไร้ที่พึ่ง เมื่อเกิดปัญหา ก็ไม่สามารถใช้ความสัมพันธ์อันพึงมีให้เป็นประโยชน์ได้

ประเภทที่ 4

งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not important, not urgent) หากเราจะวิเคราะห์ให้ดี มีกิจกรรมเป็นอันมากในชีวิตที่ไม่ได้มีความสำคัญ ไม่ได้เป็นความเป็นความตาย และขณะเดียวกันก็ไม่ได้เร่งด่วน แต่คนเป็นอันมาก โดยเฉพาะคนที่ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ จะมีพบในลักษณะเช่นนี้

- ขณะทำงานหลัก แต่เปิด MSN เอาไว้คอย Chat หรือสนทนากับใครก็ไม่รู้ ไม่ได้เกี่ยวกับงาน กำลังทำงานที่ต้องใช้สมาธิ แต่ก็ถูกขัดจังหวะด้วยการต้องพูดคุยกับพรรคพวกที่เตรียมตัวจะไปเที่ยวกันในตอนเย็น
- คนที่ทำงานออกไปรับประทานอาหารกลางวัน แล้วติดอยู่กับการจับจ่ายสินค้าราคาถูก ทั้งๆ ที่บ้านก็มีสิ่งของเหล่านี้อยู่แล้ว ที่เป็นเช่นนี้เพราะบางทีเบื่องานที่ทำอยู่

คนที่เป็นลักษณะดังกล่าว และทำเป็นประจำ เป็นคนไม่รับผิดชอบอย่างยิ่ง คนทำงานที่ไม่รู้จักความเร่งด่วนของงาน หากทำอยู่บ่อยๆ ก็จะมีโอกาสถูกไล่ออกจากงาน

คนที่จัดความสำคัญของงานในชีวิตไม่ได้ ก็ต้องเป็นคนทำงานที่ต้องพึ่งคนอื่น ต้องคอยมีคนสั่ง หรือทำงานประเภทที่ถูกบังคับโดยลักษณะงาน เช่นเป็นคนทำงานในลักษณะสายพานของระบบอุตสาหกรรมบังคับ ทำช้าไม่ได้ เป็นต้น

ประเภทที่ 1 และ 2

งานที่สำคัญแต่อาจมีความเร่งด่วนที่แตกต่างกัน งานประเภทนี้คือมีงานที่สำคัญในชีวิต แต่อาจต้องการการแก้ไขตามความรีบด่วนที่ต่างกัน งานรีบด่วนก็ต้องทำก่อน งานที่สำคัญแต่ต้องใช้เวลา ก็ต้องจัดกิจกรรมที่จะต้องให้เวลาแก่มัน และสามารถทำงานนั้นๆ ให้เสร็จได้ตามเวลา ซึ่งเดี๋ยวนี้เขามีระบบการบริหารงานที่รู้จักจัดการกับเวลาอย่างเหมาะสม ทำให้งานดำเนินไปตามจังหวะเวลา (Just In Time Management – JIT)

บริษัทรถยนต์อย่าง Toyota สามารถใช้วิธีการบริหารเวลา เพื่อให้สามารถผลิตรถยนต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และขณะเดียวกัน ลดต้นทุนลงไป ทำให้สินค้ามีราคาที่ไม่สูง ดึงดูดผู้บริโภค

การเป็นโรงพยาบาล เขาจึงต้องแยกห้องฉุกเฉิน (Emergency Room – ER) ออกจาก ส่วนดูแลคนไข้ประจำ หรือคนไข้ที่รอการผ่าตัดได้ ผู้ป่วยฉุกเฉิน กำลังหายใจไม่ออก หัวใจล้มเหลว ต้องปั้มหัวใจ อย่างนี้ต้องได้รับการดูแลทันที แต่ผู้ป่วยประเภท โรคชรา โรคเบาหวาน โรคอ้วน ก็มีความสำคัญ แต่แต่ต้องการดูแลรักษาเป็นช่วงยาว เช่นการนัดคนไข้มาพบและตรวจรักษา ให้ยา และให้คำแนะนำเป็นระยะๆ ไป หรือแม้แต่การติดตามดูแลคนป่วยที่บ้านเป็นระยะ เพื่อให้คำแนะนำในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมที่บ้านหรือที่ทำงานให้พัฒนา ไม่เป็นตัวสร้างปัญหาด้านสุขภาพ

สำหรับชีวิตคนเรา ก็เหมือนกับโรงพยาบาลเหมือนกัน คือมีทั้งเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วน และมีเรื่องที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่ต้องดูแล และใช้เวลาไปกับมัน

หากเราเป็นคนมีวิสัยทัศน์ คิดอย่างมองการไกล และเตรียมการล่วงหน้า เราก็จะมีเวลาจัดการกับปัญหาหรือวิกฤติในแบบเตรียมการก่อนที่ปัญหาจะเกิด เพราะปัญหาบางอย่างหากรอให้เกิดแล้ว จะยากที่จะแก้ไขได้

เคลื่อนไปสู่ประเภทที่ 2

การให้เวลาสำหรับงานที่ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญมากขึ้น

เราต้องคิดและจัดการเวลาเพื่อปัญหาความเร่งด่วนอย่างสมดุล กล่าวคือ แม้จะต้องให้เวลากับการแก้ปัญหาสำคัญที่เร่งด่วนในชีวิต แต่เราก็ต้องมีเวลาสำหรับการคิดและวางแผนสำหรับอนาคต นักบริหารเขาจึงแบ่งเวลาทำงานในแต่ละวันเอาไว้อย่างเป็นระบบ เช่นช่วงเช้า ตรวจลงนามในเอกสารต่างๆ สั่งการที่ต้องส่งต่อไปยังส่วนต่างๆ อย่างนี้ต้องเร่งดำเนินการก่อน เวลาสายหน่อย ก็เข้าประชุมกับทีมงาน เพื่อติดตามสถานการณ์ และการต้องตัดสินใจในงานที่มีคนเตรียมนำเสนอมาให้ บางเรื่องตัดสินใจได้ทันที บางเรื่องต้องให้กลับไปศึกษาเพิ่มเติม แต่ในตอนบ่าย เขาอาจมีเวลาที่จะต้องนั่งฟังแผนงานระยะยาว การได้ติดตามงานฝ่ายวิจัยและพัฒนา นักบริหารระดับ CEO เขาต้องรู้จักจัดการกับเวลา และในยามที่องค์กรรุ่งเรือง เขายิ่งต้องเตรียมการคิดสำหรับอนาคต ต้องหาคนมาทำเรื่องการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic Management) เพื่อให้องค์กรแข็งแกร่งอยู่ตลอดเวลา เขาจะไม่รอให้เกิดวิกฤติแล้วค่อยไปแก้ไข

การจะบริหารเช่นนี้ได้ จึงต้องมีการควบคุมตนเองและสถานการณ์ได้ จัดการกับเวลาได้เอง ไม่ใช่เป็นเหยื่อของเวลาที่ถูกลากไปดูแลแต่วิกฤติการณ์ ดังนั้นหากมีการเตรียมการล่วงหน้าดีพอ จะมีวิกฤติน้อย และการจะทำให้มีเวลาสำหรับเตรียมการทำเรื่องที่สำคัญแต่ไม่วิกฤตินี้ เขาจะต้องรู้จักปฏิเสธ รู้ว่าจะรับหรือไม่รับงานอะไร เพราะอย่างไรเสียคนเราก็มีเวลาในแต่ละวันเท่าๆกัน ต้องมีเวลาพักผ่อน หลับนอน และต้องสามารถจัดการกับเวลาของเราได้อย่างเป็นระบบ

วางแผนระยะยาว

ในชีวิตของคนเรา เราควรมีประกาศพันธกิจ (Mission Statement) บันทึกเอาไว้ว่าเราต้องการทำงานสำคัญอะไรในชีวิตให้เกิดขึ้นบ้าง ในทุกองค์กรขนาดใหญ่ เขาจะมี Mission Statement แต่ในชีวิตเรากลับไม่มีเขียนเอาไว้ บางครั้งบางคนรู้ว่าเขาต้องการอะไร แต่ไม่ได้เขียนไว้ เพราะในสังคมอย่างไทยเรา การจะเขียนอะไรไว้นั้นดูจะเป็นคนทะเยอทะยาน (Ambitious) ซึ่งในภาษาไทยนั้นฟังดูไม่ดี แต่ถ้าเป็นฝรั่งเขาถือว่าความทะเยอทะยานเป็นสิ่งดี หากสิ่งนั้นไม่ไปเป็นการเหยียบบ่าเหยียบไหล่คนอื่นเขา

คนเราทุกคนควรจะต้องรู้ว่าในสัก 5-10 ปีนี้เขาต้องการบรรลุอะไรบ้าง เช่นทางการศึกษา ทางการงาน เขาจะทำอะไรให้สำเร็จ ได้บรรลุตำแหน่งงาน ลักษณะงานในแบบใด ในองค์กร ในบริษัทห้างร้านที่เขาเป็นเจ้าของกิจการ เขาต้องการให้เกิดอะไรขึ้น

เมื่อรู้ทิศทางแล้ว เราก็ต้องรู้บทบาท (Roles) ของตนเองว่า เราต้องมีบทบาทความรับผิดชอบอย่างไร เฉพาะส่วนตัวเรานั้น เราต้องการบรรลุเป้าหมาย (Goals) อย่างไร

- ในแต่ละปี (Annual Plan) ต้องการบรรลุอะไร
- ในแต่ละเดือน (Monthly Plan) ต้องการบรรลุอะไร และ
- ในแต่ละสัปดาห์ (Weekly Plan) ต้องการบรรลุอะไร

การวางแผน จัดตาราง และมอบหมาย

Plan – Schedule - Delegate
วางแผน จัดกำหนดการ การมอบอำนาจ

การวางแผน หมายถึงการต้องคิดให้ดีว่าจะทำงานนั้นๆ ต้องใช้ทรัพยากร เงิน คน และเวลาอย่างไร จะต้องใช้วิทยาการอะไรบ้างจึงจะทำได้สำเร็จ

การจัดตาราง (Schedule) คือการต้องมาจัดเป็นกิจกรรมว่า อะไรต้องทำก่อน อะไรทำเป็นขั้นต่อไป จนกระทั่งงานสำเร็จ ตัวอย่าง การจะสร้างอาคารสักหลังหนึ่ง เราต้องดำเนินการเป็นขั้นตอน (1) การออกแบบแปลน (2) การหาผู้รับเหมามาดำเนินการ (3) การปรับที่ดิน การถมที่ หรือการขุดที่ดินไปเป็นรูปร่างตามกำหนด (4) การทำรากฐาน การตอกเสาเข็ม การหล่อฐาน (5) การก่อสร้างไปทีละชั้นที่ละชั้น (6) การจัดทำผนัง (7) การจัดทำระบบระบายน้ำ ระบบน้ำและไฟฟ้า (8) การติดตั้งระบบ Elevators หรือลิฟต์ขึ้นลง (9) การดูแลตกแต่งภายใน (10) การตรวจสอบความปลอดภัย และความเรียบร้อยในท้ายสุด ก่อนเริ่มใช้อาคาร

งานทุกงานต้องใช้คนที่มีความเชี่ยวชาญแตกต่างกัน ใช้เวลาและทรัพยากรแตกต่างกัน คนหรือบริษัทเชี่ยวชาญตอกเสาเข็ม เขาจะไม่ทำเกี่ยวกับงานตกแต่งภายใน มันเป็นงานทางใครทางมัน

การมอบหมายงาน (Delegate) เมื่อได้วางแผน ได้กำหนดแผนงานหรือ Schedule แล้ว ก็ถึงตอนการมอบหมายงาน ถ้าเป็นงานที่มีขนาดไม่ใหญ่ เป็นกิจการภายในที่เราต้องดำเนินการเอง ก็ต้องประชุมมอบหมายงาน เรียกว่า Delegate เพราะงานทั้งหลาย ยิ่งใหญ่มาก โอกาสที่จะทำเองก็จะต้องลดลง ต้องหาคนมาร่วมงานที่เขามีความเชี่ยวชาญในแต่ละด้านไป

การมีเครื่องมือ Organizer

ในชีวิตการทำงานและการใช้ชีวิตสมัยใหม่ เราต้องรู้จักการวางแผน และการทำงานอย่างเป็นระบบ
สมุดบันทึก (Diary) หากเป็นเด็กหรือผู้เยาว์ อย่างน้อยก็ให้รู้จักใช้ หรือสมุดบันทึกประจำวัน (Diary) จะขนาดเล็กหรือใหญ่ ราคาไม่แพง เพียงเล่มละ 25-30 บาท หรือ 100-200 บาท ปีหนึ่งใช้เล่มหนึ่ง หรือบางที่หลายๆ หน่วยงานเขาทำแจกเป็นของชำร่วยประจำปี เราก็เอามาใช้ให้เป็นประโยชน์ ใน Diary จะมีส่วนที่เป็นบันทึกหรือนัดหมายประจำวัน ประจำสัปดาห์ได้

ส่วนของการวางแผน (Planner) คือเป็นตารางที่ทำให้เราเห็นภาพงานต่างๆ ได้ตลอดปี
ปฏิทิน (Calandar) ซึ่งจะเป็นรายปี หรือมีหลายๆ ปีติดต่อกันก็มี

- การวางแผนประจำปี (Year Plan)
- การวางแผนประจำเดือน (Monthly Plan)
- การวางแผนประจำสัปดาห์ (Weekly Plan)

โปรแกรมคอมพิวเตอร์

การมีคอมพิวเตอร์ช่วยในการทำงาน ปัจจุบันนี้มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยในการทำงานอย่างเป็นระบบ ดังในโปรแกรม MS Outlook ที่ใช้ในการสื่อสารยุคใหม่ ก็มีโปรแกรม Calendar และโปรแกรม Task Management อย่างง่ายๆ ให้ใช้งาน

ที่เป็นของฟรีก็มี ในแต่ละหน่วยงานที่เขามี Server ให้ใช้งานการจัดการ ก็จะมีโปรแกรมเหล่านี้ไว้ในระบบ Server หรือเครื่องส่วนกลางที่เราเข้าไปใช้ได้

เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยงาน

ปัจจุบัน เรามีเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยงานได้หลายแบบ เช่น
ภาพ iPhone อันเป็น Smartphone ชั้นน้ำ ผลิตโดยบริษัท Apple

Smartphone เครื่องคอมพิวเตอร์แบบมือถือ หรือปัจจุบันคือ Smartphone คือโทรศัพท์มือถือที่ทำหน้าที่เป็นคอมพิวเตอร์ประจำตัวด้วย iPhone ของ Apple คือคอมพิวเตอร์ในลักษณะดังกล่าว ซึ่ง Smartphone จะมีขนาดที่พกพาได้สะดวก การจะนัดหมาย หรือตรวจสอบการนัดหมายที่ได้มีแล้ว จึงกระทำได้ง่าย เพราะสามารถบันทึกนัดหมายได้ทันทีโดยไม่ต้องกลับไปดูตารางนัดหมายที่ที่ทำงาน
ภาพ เครื่องคอมพิวเตอร์แบบกระเป๋าหิ้ว (Laptop PC, Notebook)

คอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว (Laptop PC) บางที่เขาเรียก Notebook เพราะมันมีขนาดใกล้กับสมุดบันทึก น้ำหนักประมาณ 2 กิโลกรัม หรืออาจเบากว่านั้น สะดวกที่จะนำติดตัวเวลาต้องเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ และด้วยการมีระบบสื่อสารไร้สาย ทำให้เครื่องสามารถติดต่อกับบริษัทได้สะดวก เหมือนทำให้มีที่ทำงานติดตามตัวไปได้ในทุกที่ ทั้งในและต่างประเทศ
ภาพ iPad เครื่องคอมพิวเตอร์แบบ Tablet PC พัฒนาโดย Apple ใช้ระบบ Touch screen แทน Keyboard ที่เป็นปุ่มจริง

Tablet PC คือคอมพิวเตอร์ในอีกแบบหนึ่งที่ออกแบบมาให้สะดวกในการใช้ มีความสะดวกในการนำติดตัวไปในที่ต่างๆ แม้จะมีขีดความสามารถในการทำงานได้ไม่เท่ากับเครื่องคอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว แต่เพียงพอสำหรับการทำงานของคนทั่วๆไป มีการออกแบบมาให้คนที่แม้ไม่มีทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์มากนัก ก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว เครื่อง iPad ของ Apple มีลักษณะดังกล่าว และได้รับความนิยมอย่างสูง
ภาพ Netbook ซึ่งมีขนาดเล็กกว่าเครื่อง Laptop PC โดยทั่วไป

Netbook คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต มีขนาดเล็กกว่าคอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว น้ำหนักเบา ราคาไม่แพง เหมาะแก่การพกติดตัว ใส่กระเป๋าทำงานไปทำงานในที่ต่างๆ ใช้โปรแกรมต่างๆได้ใกล้เคียงกับเครื่องคอมพิวเตอร์กระเป๋าหิ้ว หรือคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ
ภาพ External harddisk ควรมีไว้สำรองข้อมูล จัดเก็บไว้ใช้งานที่บ้านหรือที่ทำงาน ป้องกันการสูญหายของข้อมูลด้วยการสูญหายของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นแบบพกพา หรือกระเป๋าหิ้ว

การจัดเก็บสำรองข้อมูล (Backup System) เมื่อคอมพิวเตอร์ยุคใหม่สามารถเคลื่อนย้ายได้สะดวก ก็ทำให้มีข้อมูลติดตัวไว้ใช้งานได้อย่างง่ายดาย แต่ขณะเดียวกันก็ทำให้เสี่ยงต่อการที่ข้อมูลสำคัญสูญหาย จึงต้องมีระบบสำรองข้อมูลเอาไว้ที่บ้านหรือที่ทำงาน

การใช้ Cloud Computing หรือการใช้ระบบสำรองข้อมูล และใช้โปรแกรมการทำงานที่มีอยู่ในระบบเครือข่าย ดังแนวคิดที่เสนอโดยบริษัทด้าน ICT ขนาดใหญ่ที่มีบริการดังกล่าวอยู่ทั่วโลก อย่าง Google และ Apple นั่นคือ เขามีทั้งบริการสำรองข้อมูลในระบบเครือข่าย และมีโปรแกรมการทำงานที่สะดวก มีการปรับปรุงระบบได้อยู่ตลอดเวลา ทำให้ความจำเป็นที่จะต้องมีระบบสำรองข้อมูลส่วนตัวที่บ้าน หรือที่สำนักงานก็ลดน้อยลง แต่ในกรณีดังกล่าว หลายคนยังกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและเรื่องของความเป็นส่วนตัวที่ต้องไปขึ้นอยู่กับระบบภายนอก

สมุดนัดหมาย หรือสมุดจดงาน ในที่นี้คือหนังสือที่เป็นกระดาษนี้แหละ เพียงแต่ว่าไปทำงานที่ไหน ก็ต้องรู้จักบันทึก เวลานัดหมาย ก็อย่างน้อยต้องมีสมุดนัดหมายงานติดตัวไปด้วย รวมความว่าไม่ว่าจะเป็นระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ สำคัญที่จะต้องรู้จักจัดการกับเวลา การบันทึกข้อมูล

สำหรับคนที่ไม่ต้องการทำอะไรให้ทันสมัยนัก ก็ใช้ได้ตั้งแต่อย่างถูกที่สุด คือสมุดและปากกาจดหรือเขียนเอา ราคาเริ่มตั้งแต่ 20-30 บาท ก็พอแล้ว

ตนเองต้องทำอย่างเป็นระบบ

การมีระบบและเครื่องมือช่วยในการทำงาน การวางแผน การจัดกิจกรรมต่างๆ แต่มันจะไม่ช่วยเรานักหากเราไม่รู้จักทำงานอย่างเป็นระบบ

คนบางคนเป็นนักคิด คิดได้ วางแผนได้ เรียกว่ามี Planning แต่ไม่ได้ทำตามแผนงาน อย่างที่เขาเรียกว่า Plan แล้วนิ่ง ไม่ใช่ Planning

มีคำล้อหน่วยงาน NATO หรือ North Atlantic Treaty Organization ซึ่งเป็นองค์กรร่วมทางทหารในการป้องกันประเทศในแถบแอตแลนติกเหนือ ซึ่งมีสมาชิก 26 ประเทศในอเมริกาเหนือและยุโรปตอนเหนือ ซึ่งสมัยหนึ่งมีไว้ป้องกันภัยจาการคุกคามของคอมมิวนิสต์ แต่คนเป็นอันมากก็นำไปล้อเลียนว่า NATO แปลว่า No Action, Talk Only หรือไม่มีกิจกรรม ได้แต่พูดกันอย่างเดียว เวลาเริ่มจะคิดหรือปฏิบัติอะไร เนื่องด้วยมีสมาชิกมาก จะคิดและเห็นพร้อมกันได้ก็เป็นเรื่องยาก จึงมักไม่มีการตัดสินใจดำเนินการได้มากนัก ได้แต่พูดกันอย่างเดียว

การวางแผนสู่การปฏิบัติ

การวางแผนที่นำไปสู่การปฏิบัติจึงจะเป็นผลดี แต่มีบ้างเหมือนกันที่องค์กรขนาดใหญ่ อาจปล่อยให้มีฝ่ายเสนาธิการไปหลายส่วน ให้ไปต่างคนต่างคิดกัน แล้วมานำเสนอ

การวางแผนไม่ว่าจะใหญ่ระดับภูมิภาค ประเทศ องค์กร หรือชีวิตการทำงานของแต่ละคนนั้น สำคัญคือวางแผนแล้วมีการนำไปปฏิบัติ ปฏิบัติอย่างจริงจังตามแผนงาน ถ้ามีอะไรปรับเปลี่ยน ก็ต้องกลับมาตรวจสอบแผนงานนั้นๆ และปรับเปลี่ยน ไม่ได้หมายความว่าวางแผนแล้วจะต้องเดินตามอย่างแข็งทื่อ แผนทุกอย่างปรับได้ตามสภาพการ เขามีแผนบางอย่างเรียกว่า Dynamic Planning คือวางแผนอย่างมีพลภาพ เป็นแผนที่ปรับเปลี่ยนได้ ไปตามสภาวการณ์ที่เป็นจริง

เรื่องของ Monitoring

Monitor หมายถึง การติดตามเฝ้าดู การเก็บและบันทึกข้อมูล อย่างเป็นระบบตามวัตถุประสงค์

ความสำคัญคือการต้องมีระบบตรวจสอบแผนเป็นระยะๆ เขาเรียกว่า Monitoring สำหรับคนเรา ในแต่ละสัปดาห์ ก็ให้มีการนำแผนงานของสัปดาห์ก่อนมาตรวจดูว่าได้ทำอะไรสำเร็จไปบ้าง ในแต่ละเดือนที่จบไป ก็ให้นำบันทึกในเดือนที่ผ่านมาตรวจดูว่าได้มีอะไรสำเร็จไปบ้าง ทำได้ตามแผนหรือไม่ มีอะไรต้องปรับปรุง มีอะไรต้องตัดออก มีอะไรต้องเพิ่มขึ้นมา เพราะสภาพการได้เปลี่ยนไป

ในการรักษาพยาบาลผู้ป่วย เพื่อให้การรักษาพยาบาลมีประสิทธิภาพ แพทย์ต้องการระบบที่มีการจัดเก็บข้อมูลจำเป็นอย่างเป็นระบบไว้ สำหรับการดูแลสุขภาพอนามัยขั้นพื้นฐานที่บ้าน เรามีการชั่งน้ำหนักกันอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ถ้ามีเครื่องมือตรวจวัดความดันเลือด (Blood Pressure) เราวัดได้ทุกสัปดาห์ หรือเดือน แต่ถ้าคนมีอาการความดันโลหิตสูง หรือต่ำกว่าปกติ ก็ควรตรวจได้บ่อยๆ

สำหรับคนทำงานเป็นผู้ประกอบการอิสระ เราคงต้องดูการเงิน ดูเงินไหลเข้าและออกในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์และเดือน เป็นต้น

ถ้าทำงานเป็นโครงการ ต้องมีการไปกู้เงินจากธนาคาร ก็จะต้องมีแผนงาน เราก็ต้องตรวจสอบตามแผนงานที่วางไว้ มีอะไรที่เป็นไปตามแผน เสร็จตามแผน และมีอะไรที่ไม่เป็นเช่นนั้น และจะปรับปรุงแก้ไขอย่างไร อะไรที่ตัดออกได้ โดยไม่เสียงาน แต่ทำให้บรรลุผลได้ตามเป้าหมาย

เรื่องของ Twofer

Twofer - an offer of two for the price of one
offering, offer something offered (as a proposal or bid); "noteworthy new offerings for investors included several index funds"

Twoferเป็นภาษาอังกฤษ แปลว่าการทำหนึ่ง แต่ได้สอง แนวคิดนี้ ผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์บางแห่งได้คิดผลิตภัณฑ์ดูแลผมที่เรียกว่า Two in One คนบางคนพบว่าวิธีการดูแลผมให้ดีนั้นยุ่งยากและซับซ้อน เช่นการสระผม (Shampoo) นั้นจะตามมาด้วยวิธีการ Conditioning คือ การต้องมานวดผม ใส่ครีมที่มีส่วนประสมของน้ำมันลงไป แล้วไปล้างออกอีกที

วิธีการ 2 in 1 คือทำให้แชมพูสระผม มีส่วนประสมของครีมนวดผมให้ความชุ่มชื้นแก่ผม สระที่เดียวได้ทั้งสองกระบวนการ คือสระผมทำความสะอาดแล้ว ยังมีกระบวนการทำให้ผมนุ่มไปในเวลาเดียวกันด้วย ทำให้เสียเวลาน้อยลง

- นักเรียน นักศึกษาต้องมีกิจกรรมหนึ่งที่ต้องกระทำ คือการซักเสื้อผ้า ซึ่งเดี๋ยวนี้มีการใช้เครื่องซักผ้ากันมากขึ้น ในห้องซักผ้าและอบผ้า หากเราไปซักผ้า แล้วหาหนังสือไปนั่งอ่านไปด้วย รอเฝ้าผ้าไปด้วย ก็ไดทำงานไป 2 อย่างพร้อมๆ กัน ในต่างประเทศ เขาจะตั้งร้านซักผ้าใกล้ๆ กับร้าน Supermarket คือเวลาไปจ่ายกับข้าวทุกสัปดาห์ คนก็จะนำเสื้อผ้าไปซัก ระหว่างรอให้เครื่องซักผ้า หรืออบผ้าแห้งทำงานไปนั้น เขาก็ไปจับจ่ายข้าวของไปด้วยได้

- การจะเดินทางไปต่างจังหวัดเพื่อทำธุระสักอย่างหนึ่งต้องเสียเวลาการเดินทางอยู่แล้ว ไปกลับ 12 ชั่วโมง แต่ถ้าจัดคิวให้ดีๆ อาจไปทำธุรกิจได้ 2-3 รายการ โดยเสียเวลาเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อย ดังนี้เป็นต้น

สรุป

คนทำงานที่จะประสบความสำเร็จจะต้องรู้ว่าอะไรมาก่อนอะไรมาหลัง อะไรสำคัญและอะไรสำคัญน้อยกว่า หรือไม่สำคัญ คนเราจะต้องรู้จักรับงานและเลือกปฏิเสธงาน การรับงานที่มากกว่าที่ตนเองจะรับได้ ย่อมเป็นผลเสียต่อตนเอง และต่อคนที่เราทำงานร่วมด้วย

ในชีวิตและการทำงานยุคใหม่ เวลาก็ยังเป็นของมีค่าเหมือนหรือยิ่งกว่าทรัพยากรทั้งหลาย ต้องรู้จักใช้และจัดการ ซึ่งในเรื่องนี้การมีเทคโนโลยีใหม่อย่างคอมพิวเตอร์ในแบบต่างๆ และโปรแกรมที่สะดวกใช้มากมาย แต่ที่สำคัญคือคนๆนั้นต้องรู้จักการจัดวางระบบต่างๆด้วยตนเอง และตัดสินใจไปตามความเร่งด่วนและความสำคัญของงานนั้นๆ