รู้จักจัดการเวลาและจัดการชีวิต โดยใช้กฎ 80:20
Keywords: การจัดการเวลา, time
management, Pareto Principle, 80:20 Rules, priority, prioritization, การศึกษาเล่าเรียน, study habit
ทุกคนมีเวลาของชีวิตอย่างเท่าเทียมกัน
วันหนึ่งมี 24 ชั่วโมง สัปดาห์หนึ่งมี 7 วัน และปีหนึ่งมี 52 สัปดาห์เท่าๆกัน แต่ความแตกต่างจะอยู่ที่ว่า
ในแต่ละเราจัดการใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดผลงานได้แตกต่างกันอย่างไร
มีบางอย่างที่เราไปลดทอนเวลาลงไม่ได้ เช่น
เวลานอนหลับพักผ่อน เราต้องได้นอนหลับอย่างสนิทสัก 6-8 ชั่วโมงต่อวัน
เราต้องมีเวลารับประทานอาหาร 3 มื้อๆละ 10-15 นาที การทำงานอย่างลืมหรือเลยเวลารับประทานอาหารอันควร
มีแต่จะทำให้เสียสุขภาพ
คนจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้น คือการมุ่งไปที่ผลของงาน
(Results) ไม่ใช่ทำตัวให้ยุ่งเสมอ (Being busy) มีหลายคนที่ในแต่ละวันทำตัวยุ่งไปกับกิจกรรมต่างๆ แต่บรรลุผลอะไรน้อยมาก
ที่เป็นทั้งนี้เพราะเขาไม่ได้มุ่งไปที่สิ่งที่เป็นความสำคัญอย่างถูกต้อง
มีหลักของพาริโต (Pareto Principle) ที่เรียกว่า “กฎ 80:20” ที่ว่าเวลาที่มากมายโดยไร้จุดหมายร้อยละ
80 นั้นจะได้ผลของงานเพียงร้อยละ 20 แต่งานที่สำคัญร้อยละ
80 นั้นมักจะทำให้เกิดผลด้วยการให้เวลาอย่างมีความสำคัญที่ร้อยละ
20 ความจริงสูตรของเวลาอาจไม่ได้เป็น 80:20 เสมอไป แต่ให้เข้าใจได้ว่า เรามักจะใช้เวลามากมายไปกับสิ่งที่ไม่ทำให้เกิดผลมากนัก
แต่งานที่มีความสำคัญถึงร้อยละ 80 นั้น อาจเกิดจากเวลาที่เรามีให้เพียงร้อยละ
20
ความสำคัญจึงอยู่ที่ว่า แล้วงานที่สำคัญร้อยละ 20
ของเรานั้นคืออะไร
ย้อนกลับมาคิดใหม่ว่า แล้วเรารู้ไหมว่างานร้อยละ
20 ที่สำคัญมากนั้นคืออะไร แล้วงานที่ไม่สำคัญ สามารถลดละ
หรือตัดทอนลงไปได้ร้อยละ 80 นั้น คืออะไร เราอาจจะพบว่า
กิจกรรมที่เราทำแล้วไม่ได้เกิดผลงานในแต่ละวันนั้น อาจเป็น
- พูดคุยสนุกสนานกับเพื่อนร่วมงาน พูดคุยวิจารณ์ชาวบ้าน ดารา หรือคนสำคัญในวงสังคม
- · การเดินดูจับจ่ายสิ่งของ ทั้งๆที่ข้าวของที่ได้จับจ่ายมาแล้วมีอย่างเกินพอ
- · การใช้เวลารับประทานอาหารและดื่มอย่างยืดเยื้อ
- · การพูดคุยโทรศัพท์กันอย่างยาวนาน การสนทนาผ่านเครือข่าย (Chat) การเล่นเกมออนไลน์
คำแนะนำก็คือ การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do
lists) หากมี SmartPhone อยู่กับตัว มีรายการ Notes
ที่เรามีสักหน้าหนึ่ง เอาไว้บันทึกสิ่งที่ต้องทำ (Must do) ของสัปดาห์ที่ต้องทำให้เสร็จ เอาไว้คอยดูและตรวจสอบเป็นระยะๆในแต่ละสัปดาห์
โดยเรียงลำดับจากความสำคัญมากไปหาส่วนที่มีความสำคัญน้อยลงไป (Prioritization)
การมีรายการสิ่งที่ต้องทำนั้น เป็นการช่วยเตือนใจเราในแต่ละวัน
เพราะจะได้ไม่ไปหลงใช้เวลากับสิ่งที่ไม่ใช่เป็นส่วนสำคัญหรือมีความเร่งด่วนในขณะนั้น
จนลืมทำในสิ่งที่ต้องทำ
สมมุติตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมว่า
งานที่สำคัญในฐานะที่เราเป็นนักศึกษา ที่กำลังต้องทำวิทยานิพนธ์ (Thesis
writing) ไปด้วย และขณะเดียวกัน
เราก็ต้องทำงานประจำที่เราเป็นพนักงานขององค์การอยู่ด้วย
เราจะจัดการกับเวลาอย่างไร
หากเป็นหน่วยงานที่เขาก็ต้องการคนที่มีความสามารถ
มีการศึกษา มีหลักวิชาการในการทำงานขั้นสูง เขาส่งเสริมการพัฒนาบุคลากร
เราก็สามารถเจรจากับผู้บังคับบัญชาได้อย่างตรงไปตรงมาว่า เรากำลังทำอะไร
และมีความจำเป็นในการใช้เวลาทำงานวิชาการอย่างไรในช่วงดังกล่าว
เราสามารถเจรจากับเจ้านาย ขอทำงานในช่วงสัปดาห์หรือเดือนที่สำคัญ
เพื่อทำงานวิทยานิพนธ์ที่กำลังศึกษาเล่าเรียนอยู่
เราจะทำงานในส่วนที่เป็นความจำเป็นขององค์การให้อย่างไม่บกพร่อง แต่เวลาที่ว่างอยู่นั้น
อาจะวันละ 1-2 ชั่วโมงในแต่ละวัน เป็นเวลา 1 สัปดาห์หรือเป็นช่วงๆนั้น เราขอใช้เพื่อมุ่งทำวิทยานิพนธ์
อันเป็นช่วงสุดท้ายให้เสร็จ และเมื่อสำเร็จการศึกษาแล้ว
เราก็จะกลับมาทำงานอย่างเต็มที่ให้กับองค์การเหมือนเดิม
มีเหมือนกันที่เราเป็นคนขี้เกรงใจคน
นายสั่งอะไรมาก็รับไว้หมด นายก็ชอบที่เราเป็นคนใช้งานง่าย ใช้แล้วได้ผล
เราก็ต้องเปลี่ยนเพื่อขอบางสิ่งบางอย่างบ้าง เป็นความจำเป็นพิเศษ
คือขอเวลาในการศึกษาต่อให้จบการศึกษา เจ้านายที่ดีและบริหารงานเป็น
เขาก็จะต้องรู้จักจัดงาน กระจายงานความรับผิดชอบในบางช่วงไปยังคนอื่นๆ รักษาน้ำใจของเราในช่วงเวลาคับขัน
และรักษาคนที่มีคุณภาพเอาไว้ทำงานในระยะยาวๆต่อไป
ในขณะเดียวกัน เราเคยเป็นคนที่เน้นครอบครัว
มีเวลาให้กับภรรยาและลูกๆที่ดูโทรทัศน์ สนุกกับรายการบันเทิงด้วยกัน ไปเที่ยวเตร่จับจ่ายซื้อของนอกบ้านในช่วงเสาร์-อาทิตย์ด้วยกัน
แต่ช่วงเวลาดังกล่าวเราบอกภรรยา ขอใช้เวลาเพื่อการทำกิจกรรมนี้
ขอใช้เวลาสงบๆในห้องทำงานที่บ้าน โดยไม่มีใครรบกวนสักช่วงเวลาหนึ่ง วันละ 1-2 ชั่วโมงในวันทำงาน และช่วงเสาร์-อาทิตย์
ขอเวลาทำงานอย่างมีสมาธิเพื่อจะเขียนงานเป็นช่วงยาวหน่อย
ทั้งนี้มิได้หมายความว่าไม่มีเวลาให้กับครอบครัวเลย เรายังรับประทานอาหารร่วมกัน พูดคุยกันบ้าง
ใช้เวลาด้วยกันอย่างมีคุณภาพ เข้าใจกัน ไม่เอาความตึงเครียดมาใส่กัน
ต้องรู้จักยิ้มแย้ม มีอารมณ์ดีต่อกัน แต่ก็ต้องปลีกตัวไปทำงานวิชาการมากขึ้น
สรุปได้ว่า
เราต้องเป็นคนจัดลำดับความสำคัญในการใช้เวลาในชีวิตได้
ลดเวลาที่ไม่มีความสำคัญลงไป ใช้เวลากับสิ่งที่เป็นความสำคัญเร่งด่วนก่อน
แล้วเน้นไปที่การต้องทำให้เกิดการบรรลุผล ไม่ใช่ปล่อยเวลาให้ล่วงเลยไปในแต่ละวัน
No comments:
Post a Comment