Sunday, July 22, 2012

รู้จักจัดการเวลาและจัดการชีวิต โดยใช้กฎ 80:20


รู้จักจัดการเวลาและจัดการชีวิต โดยใช้กฎ 80:20

ประกอบ คุปรัตน์
Pracob Cooparat
E-mail: pracob@sb4af.org

Keywords: การจัดการเวลา, time management, Pareto Principle, 80:20 Rules, priority, prioritization, การศึกษาเล่าเรียน, study habit


ทุกคนมีเวลาของชีวิตอย่างเท่าเทียมกัน วันหนึ่งมี 24 ชั่วโมง สัปดาห์หนึ่งมี 7 วัน และปีหนึ่งมี 52 สัปดาห์เท่าๆกัน แต่ความแตกต่างจะอยู่ที่ว่า ในแต่ละเราจัดการใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดผลงานได้แตกต่างกันอย่างไร

มีบางอย่างที่เราไปลดทอนเวลาลงไม่ได้ เช่น เวลานอนหลับพักผ่อน เราต้องได้นอนหลับอย่างสนิทสัก 6-8 ชั่วโมงต่อวัน เราต้องมีเวลารับประทานอาหาร 3 มื้อๆละ 10-15 นาที การทำงานอย่างลืมหรือเลยเวลารับประทานอาหารอันควร มีแต่จะทำให้เสียสุขภาพ

คนจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้น คือการมุ่งไปที่ผลของงาน (Results) ไม่ใช่ทำตัวให้ยุ่งเสมอ (Being busy) มีหลายคนที่ในแต่ละวันทำตัวยุ่งไปกับกิจกรรมต่างๆ แต่บรรลุผลอะไรน้อยมาก ที่เป็นทั้งนี้เพราะเขาไม่ได้มุ่งไปที่สิ่งที่เป็นความสำคัญอย่างถูกต้อง

มีหลักของพาริโต (Pareto Principle) ที่เรียกว่า “กฎ 80:20” ที่ว่าเวลาที่มากมายโดยไร้จุดหมายร้อยละ 80 นั้นจะได้ผลของงานเพียงร้อยละ 20 แต่งานที่สำคัญร้อยละ 80 นั้นมักจะทำให้เกิดผลด้วยการให้เวลาอย่างมีความสำคัญที่ร้อยละ 20 ความจริงสูตรของเวลาอาจไม่ได้เป็น 80:20 เสมอไป แต่ให้เข้าใจได้ว่า เรามักจะใช้เวลามากมายไปกับสิ่งที่ไม่ทำให้เกิดผลมากนัก แต่งานที่มีความสำคัญถึงร้อยละ 80 นั้น อาจเกิดจากเวลาที่เรามีให้เพียงร้อยละ 20

ความสำคัญจึงอยู่ที่ว่า แล้วงานที่สำคัญร้อยละ 20 ของเรานั้นคืออะไร
ย้อนกลับมาคิดใหม่ว่า แล้วเรารู้ไหมว่างานร้อยละ 20 ที่สำคัญมากนั้นคืออะไร แล้วงานที่ไม่สำคัญ สามารถลดละ หรือตัดทอนลงไปได้ร้อยละ 80 นั้น คืออะไร เราอาจจะพบว่า กิจกรรมที่เราทำแล้วไม่ได้เกิดผลงานในแต่ละวันนั้น อาจเป็น
  •   พูดคุยสนุกสนานกับเพื่อนร่วมงาน พูดคุยวิจารณ์ชาวบ้าน ดารา หรือคนสำคัญในวงสังคม
  • ·         การเดินดูจับจ่ายสิ่งของ ทั้งๆที่ข้าวของที่ได้จับจ่ายมาแล้วมีอย่างเกินพอ
  • ·         การใช้เวลารับประทานอาหารและดื่มอย่างยืดเยื้อ
  • ·         การพูดคุยโทรศัพท์กันอย่างยาวนาน การสนทนาผ่านเครือข่าย (Chat) การเล่นเกมออนไลน์

คำแนะนำก็คือ การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do lists) หากมี SmartPhone อยู่กับตัว มีรายการ Notes ที่เรามีสักหน้าหนึ่ง เอาไว้บันทึกสิ่งที่ต้องทำ (Must do) ของสัปดาห์ที่ต้องทำให้เสร็จ เอาไว้คอยดูและตรวจสอบเป็นระยะๆในแต่ละสัปดาห์ โดยเรียงลำดับจากความสำคัญมากไปหาส่วนที่มีความสำคัญน้อยลงไป (Prioritization) การมีรายการสิ่งที่ต้องทำนั้น เป็นการช่วยเตือนใจเราในแต่ละวัน เพราะจะได้ไม่ไปหลงใช้เวลากับสิ่งที่ไม่ใช่เป็นส่วนสำคัญหรือมีความเร่งด่วนในขณะนั้น จนลืมทำในสิ่งที่ต้องทำ

สมมุติตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมว่า งานที่สำคัญในฐานะที่เราเป็นนักศึกษา ที่กำลังต้องทำวิทยานิพนธ์ (Thesis writing) ไปด้วย และขณะเดียวกัน เราก็ต้องทำงานประจำที่เราเป็นพนักงานขององค์การอยู่ด้วย เราจะจัดการกับเวลาอย่างไร

หากเป็นหน่วยงานที่เขาก็ต้องการคนที่มีความสามารถ มีการศึกษา มีหลักวิชาการในการทำงานขั้นสูง เขาส่งเสริมการพัฒนาบุคลากร เราก็สามารถเจรจากับผู้บังคับบัญชาได้อย่างตรงไปตรงมาว่า เรากำลังทำอะไร และมีความจำเป็นในการใช้เวลาทำงานวิชาการอย่างไรในช่วงดังกล่าว เราสามารถเจรจากับเจ้านาย ขอทำงานในช่วงสัปดาห์หรือเดือนที่สำคัญ เพื่อทำงานวิทยานิพนธ์ที่กำลังศึกษาเล่าเรียนอยู่ เราจะทำงานในส่วนที่เป็นความจำเป็นขององค์การให้อย่างไม่บกพร่อง แต่เวลาที่ว่างอยู่นั้น อาจะวันละ 1-2 ชั่วโมงในแต่ละวัน เป็นเวลา 1 สัปดาห์หรือเป็นช่วงๆนั้น เราขอใช้เพื่อมุ่งทำวิทยานิพนธ์ อันเป็นช่วงสุดท้ายให้เสร็จ และเมื่อสำเร็จการศึกษาแล้ว เราก็จะกลับมาทำงานอย่างเต็มที่ให้กับองค์การเหมือนเดิม

มีเหมือนกันที่เราเป็นคนขี้เกรงใจคน นายสั่งอะไรมาก็รับไว้หมด นายก็ชอบที่เราเป็นคนใช้งานง่าย ใช้แล้วได้ผล เราก็ต้องเปลี่ยนเพื่อขอบางสิ่งบางอย่างบ้าง เป็นความจำเป็นพิเศษ คือขอเวลาในการศึกษาต่อให้จบการศึกษา เจ้านายที่ดีและบริหารงานเป็น เขาก็จะต้องรู้จักจัดงาน กระจายงานความรับผิดชอบในบางช่วงไปยังคนอื่นๆ รักษาน้ำใจของเราในช่วงเวลาคับขัน และรักษาคนที่มีคุณภาพเอาไว้ทำงานในระยะยาวๆต่อไป

ในขณะเดียวกัน เราเคยเป็นคนที่เน้นครอบครัว มีเวลาให้กับภรรยาและลูกๆที่ดูโทรทัศน์ สนุกกับรายการบันเทิงด้วยกัน ไปเที่ยวเตร่จับจ่ายซื้อของนอกบ้านในช่วงเสาร์-อาทิตย์ด้วยกัน แต่ช่วงเวลาดังกล่าวเราบอกภรรยา ขอใช้เวลาเพื่อการทำกิจกรรมนี้ ขอใช้เวลาสงบๆในห้องทำงานที่บ้าน โดยไม่มีใครรบกวนสักช่วงเวลาหนึ่ง วันละ 1-2 ชั่วโมงในวันทำงาน และช่วงเสาร์-อาทิตย์ ขอเวลาทำงานอย่างมีสมาธิเพื่อจะเขียนงานเป็นช่วงยาวหน่อย ทั้งนี้มิได้หมายความว่าไม่มีเวลาให้กับครอบครัวเลย เรายังรับประทานอาหารร่วมกัน พูดคุยกันบ้าง ใช้เวลาด้วยกันอย่างมีคุณภาพ เข้าใจกัน ไม่เอาความตึงเครียดมาใส่กัน ต้องรู้จักยิ้มแย้ม มีอารมณ์ดีต่อกัน แต่ก็ต้องปลีกตัวไปทำงานวิชาการมากขึ้น

สรุปได้ว่า เราต้องเป็นคนจัดลำดับความสำคัญในการใช้เวลาในชีวิตได้ ลดเวลาที่ไม่มีความสำคัญลงไป ใช้เวลากับสิ่งที่เป็นความสำคัญเร่งด่วนก่อน แล้วเน้นไปที่การต้องทำให้เกิดการบรรลุผล ไม่ใช่ปล่อยเวลาให้ล่วงเลยไปในแต่ละวัน