Sunday, December 16, 2012

บาป 9 ประการของการวางแผนโครงการ (Project planning)


บาป 9 ประการของการวางแผนโครงการ (Project planning)

ประกอบ คุปรัตน์
Pracob Cooparat
E-mail: pracob@sb4af.org

ศึกษาและเรียบเรียง From Wikipedia, the free encyclopedia.

การวางแผนโครงการเรียกในภาษาอังกฤษว่า Project planning เป็นกระบวนการที่ทำให้ท้ายสุดได้กรอบค่าใช้จ่ายของโครงการ วัตถุประสงค์ของการวางแผนโครงการคือ เพื่อให้โครงการนั้นมีแผนงาน(Project plan) ซึ่งผู้บริหารโครงการ (Project manager) จะได้ใช้เพื่อการติดตามความก้าวหน้าของทีมงานของเขา
ได้มีผู้ที่ทำงานด้านการเขียนโปรแกรมได้นำเสนอข้อคิด (September/October 2001 issue of IEEE Software) ที่เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม ที่ไม่ควรปฏิบัติ ที่เรียกว่าเป็นบาปเอาไว้ 9 ข้อของการวางแผนโครงการ เอาไว้ดังนี้

1. ไม่มีการวางแผนเลย (Not planning at all) งานทุกงาน โครงการทุกโครงการที่จะดำเนินการต้องมีแผนงาน อย่าไปทำอะไรโดยไม่ได้มีการคิดเรื่องรายละเอียดต่างๆมาก่อนเลย งานยิ่งใหญ่ โอกาสที่ล้มเหลวก็ยิ่งมีมาก หากไม่มีการวางแผนที่ดีตั้งแต่แรก

2. ไม่สามารถติดตามกิจกรรมรายละเอียดของโครงการทั้งหมด (Failing to account for all project activities ) คนบางคนเป็นคนไม่คิดอะไรละเอียด ไม่สามารถทำอะไรอย่างเข้าใจในทุกขั้นตอน

3. ล้มเหลวที่จะวางแผนรับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น (Failure to plan for risk ) โดยทั่วไปของการเขียนแผนโครงการ ต้องเตรียมใจเผื่อปัญหาและอุปสรรคที่จะเกิดขึ้น ต้องเตรียมทางหนีทีไล่ หรือเรียกว่า ต้องมี Plan B หรือ “แผนสอง” รองรับ

4. ใช้แผนแบบเดียวกันกับทุกโครงการ (Using the same plan for every project ) ซึ่งเป็นไปไม่ได้ แต่ละโครงการมีสภาวะแวดล้อที่แตกต่างกันไป ซึ่งอาจเกี่ยวกับเงื่อนไขด้าน การเมือง เศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม เทคโนโลยี สิ่งแวดล้อม (Ecology) โครงการในลักษณะหนึ่งประสบความสำเร็จในสังคม ชุมชน หรือในประเทศหนึ่ง แต่มิได้เป็นหลักประกันว่าจะสำเร็จได้ในที่อื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน

5. ใช้แผนแบบสำเร็จรูปสำหรับโครงการ โดยไม่แยกแยะ (Applying prepackaged plans indiscriminately) คนทำงาน โดยเฉพาะระดับล่าง เมื่อเจ้านายบอกให้ไปเขียนแผนงานขึ้นมา สำหรับที่จะจัดทำงบประมาณในปีใหม่ และมอบโจทย์มาให้ เช่น ให้พัฒนาศูนย์คอมพิวเตอร์ใหม่ขึ้นมา ก็ไปค้นหาในหน่วยงานอื่นๆ แล้วแทบจะทำสำเนานั้นซ้ำ เพื่อนำมาใช้ในหน่วยงานของตนเอง แผนงานแบบนี้ ผิดตั้งแต่ต้น แล้วจะผิดไปตลอดทาง

6. ปล่อยให้เกิดแผนที่ไม่เป็นความจริง (Allowing a plan to diverge from project reality) ไม่สามารถหรือไม่มีโอกาสทำให้เป็นจริงได้ มีลักษณะเลื่อนลอย ยกตัวอย่าง คนที่เตรียมงาน ทำการศึกษาข้อมูลมาในระดับหนึ่ง แล้วมีรายละเอียดออกมา แต่แล้ว เจ้านายระดับสูงขึ้นไป อยู่ๆก็มีคำสั่งบอกมาว่า เจ้านายส่วนเหนือต้องการให้ขยายโครงการเพิ่มอีกเท่าตัวหนึ่ง เพราะจะของบประมาณให้ได้ แต่ในข้อเท็จจริง มันไม่มีความจำเป็นที่จะทำ ทำแล้วจะเสียเงิน เสียทรัพยากรเปล่าๆ ดังนี้เป็นต้น

7. วางแผนในรายละเอียดเสียแต่แรกจนเกินไป (Planning in too much detail too soon ) กล่าวคือในระยะเริ่มต้นนั้นไม่มีรายละเอียดอะไรมากนัก ต้องมีการคิดในเชิงแนวคิด และการมองหาเป้าหมาย แล้วจึงคิดในเรื่องแผนยุทธศาสตร์ ส่วนรายละเอียดค่อยเป็นเรื่องที่ตามมาในระยะที่สองและสาม วางแผนในรายละเอียดมากเกินไปเสียแต่แรก  ก็ไม่เป็นจริง และขาดความยืดหยุ่น การวางแผนแบบเป็นระยะๆ ไป พร้อมกับมีรายละเอียดข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติม ตามสภาพการพัฒนาที่เป็นไปตามสภาพการแท้จริง

8. วางแผนเอาไว้ในแบบที่ทำไม่ทัน แต่หวังว่าจะไล่ตามทันได้ในภายหลัง (Planning to catch up later) ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว อะไรที่คิดว่าจะล่าช้า มักจะล่าช้ายิ่งกว่าที่ได้วางแผนไว้ เพราะจะมีตัวแปรใหม่ๆ เข้ามาเสมอ ดังนั้น ในการวางแผน ต้องคิดถึงโอกาสที่จะทำให้เสร็จได้เร็วที่สุด และในอีกด้านหนึ่ง การที่จะทำให้เสร็จแต่ล่าช้าที่สุด แล้วค่อยมาหาจุดที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงที่สุด

หากเวลาเป็นเรื่องสำคัญ เช่นต้องส่งงานตามข้อตกลงของสัญญา ก็ต้องพิจารณาอย่างละเอียดตั้งแต่แรกว่า จะทำให้เสร็จทันตามข้อตกลงได้หรือไม่ และอาจต้องมองโอกาสในการลัดขั้นตอน แล้วไม่ทำให้เสียคุณภาพของงาน หรือในบางกรณีคือการใช้แรงงานเพิ่มขึ้น หรือทำนอกเวลาเพิ่มขึ้น

แต่ทางที่ดี อย่าไปรับงานอะไรที่ในสภาพข้อเท็จจริงแล้ว มีโอกาสทำให้เสร็จไม่ได้ มีความเสี่ยงจะทำเกิดความเสียหายมากกว่า ดังนี้ ต้องหลีกเลี่ยง อย่าไปรับปาก หรือตกลงสัญญากับเขา

9. ไม่ได้เรียนรู้จากอดีต (Not learning from past planning sins ) ทำผิดพลาดมาแล้วไม่ได้เรียนรู้ คิดใหม่ ก็ไม่ได้เรียนรู้จากความบกพร่องที่ผ่านมา คนทุกคนต้องเคยทำสิ่งผิดพลาดมาก่อน และสิ่งผิดพลาดเหล่านั้นคือบทเรียน หากเราหลีกเลี่ยงที่จะเรียนรู้จากสิ่งผิดพลาดเหล่านี้ เอาแต่แก้ตัว หลบเลี่ยงที่จะเรียนรู้ เรามีโอกาสที่จะผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำอีก ความผิดพลาดในอดีต คือบทเรียนที่ดีที่จะก้าวต่อไปในอนาคต หากเราเป็นคนเปิดใจ เปิดหูเปิดตาและอดทนที่จะรับรู้ในสิ่งที่อาจบาดใจ บาดความรู้สึก